종이 없는 사무실. 급변하는 세계의 정보를 키보드 한번으로 얻을 수 있는 정보 검색시스템. 이것은 먼 미래의 이야기가 아니다. 바로 눈앞에 닥친 우리 사무실의 모습이다.
정부기관에서 경제기획을 담당하고 있는 p씨는 사무실의 책상위에 설치된 컴퓨터 터미날을 사용하여 세계 여러나라에 관한 경제정보, 경제개발계획에 관한 정보 및 금융 정보 등을 검색하고 있다. 프랑스의 GSI-ECO라고 하는 데이타뱅크와 연결된 p씨의 터미날은 p씨가 필요로하는 여러가지 경제적 통계자료를 제공해주고 있으며 p씨가 보기 편리한 그래프나 문장형식으로 출력 시켜준다. 또 p씨가 구상하고 있는 계획에 맞추어서 국내의 자료를 입력시켜주면 외국의 여러나라의 경제계획이나 현항과 비교분석을 할 수가 있고, 이 결과를 평가하여 p씨는 정부의 경제개발계획을 세우고 수정하는 작업을 한다.
GSI-ECO는 국제통화기금, 경제개발 협력기구, 유럽경제 통제국 등의 세계 금융 정보를 검색할 수 있다. 이 시스템의 회원으로 가입한 32개국의 수출입통계에 관한 정보와 71종의 산업분야별 정보를 검색하고 우리나라의 경제계획및 개발자료를 입력시켜 비교분석하면서 경제개발업무를 수행해 나갈 수 있다.
여기에 참여한 국가수요나 산업분야도 수시로 늘어나기 때문에 GSI-ECO는 새로운 정보원으로 확장되어 간다. 이와같은 경제나 산업정보는 GSI-ECO뿐만 아니고 여러개의 데이타베이스를 선택하여 사용할 수 있으며 이러한 데이타 베이스가 여러개 모여서 한 군(群)의 데이타뱅크를 형성하게 된다. 또 GSI-ECO 처럼 대 단위 데이타베이스는 그 자체를 데이타뱅크라고 부르기도 한다.
해외 데이타뱅크의 이용은 기업의 연구개발(R&D)투자계획을 세우기 위한 정보 수집을 위해서도 적용할 수 있다. 한 회사가 통신사업에서 큰 역할을 하고 있는 광섬유 개발에 관한 연구계획을 세우고자 할때, 세계 선진국들의 광섬유에 관한 개발동향을 알아야 한다. 이를 위해서는 국내에서 세계 최대 데이타뱅크인 DIALOG를 사용할 수 있다. DIALOG가 가지고 있는 산업정보 화일을 검색하여 유럽과 미국 등지의 광섬유 개발에 관한 정보를 찾을 수 있다. 구체적으로 프랑스에서는 광섬유의 효용을 극대화시켜 나가는 연구를 하고 있고, 영국에서는 시험서비스를 거친후에 경제성 분석을 하고 있다는 사실과 함께 어떤 회사가 어떤 형태의 광섬유를 개발했는지 까지 검색할 수 있다. 이와같은 정보검색은 수분내에 필자의 오피스에서도 가능하다.
급변하는 OA환경
오피스는 사람이 작업의 주체자로서 행정에 관한 관리목적으로 여러가지 정보처리를 하고 의사결정을 하는 장소이다. 사무자동화(OA : Office Automation)은 이러한 활동을 자동화시켜서 업무의 효율화를 기하고자 하는 시스템이다. 오피스 기능이 데이타와 문서처리, 커뮤니케이션 및 의사결정이므로 이를 수행하는 처리순서를 자동화 시키기 위해서는 몇 가지 구비요건을 갖추어야 한다.
첫째 사람과 사람간의 정보교환이 원활하게 이루어져야 하고, 둘째 사람이 필요한 정보를 필요한 시기에 맞추어서 제공해야 되며, 셋째 위의 두가지 기능을 수행하기 위해서 컴퓨터 웍스테이션(Workstation)이 필요하다. 넷째 여러가지 통신 및 사무기기와 이 웍스테이션을 호스트컴퓨터와 네트웍시켜야 한다.
첫번째 요건은 통신설비로서 우리나라도 선진국과 비슷한 수준으로 발전하였다. 따라서 OA구축을 위한 첫번째 요건은 충분하다고 볼 수 있다. 둘째 요건은 데이타 베이스의 구축과 정보검색을 할 수 있는 준비를 해 나가는 일이다. 이 요건은 국가기간 전산망의 구축을 위해서도 선결해야 될 문제이다.
국가기간전산망은 중.앙및 지방행정의 업무를 처리하는 행정망, 금융기관 상호간의 업무와 금융거래를 처리하기 위한 금융망, 대학과 연구소간의 교육과 연구업무를 협조할 수 있는 교육연구망, 국토방위를 위한 국방망 및 치안유지를 위한 공안망으로 이루어진다.
특히 행정망은 대인 서비스 기능에 관한 행정, 지방기관의 업무계획과 실행 및 추진현황의 중앙기관보고 등을 효율적으로 추진하기 위해서 필요한 과제이다.
정보화사회로 발전해나가는 추세에서 정보의 효율적이고 공평한 활용을 할 수 있다는 것은 사무능률과 산업생산의 효율화를 위해서 그리고 산업문화의 편중현상을 지양하기 위해서 절대 필요하다.
85년도 전기통신학술 연구과제의 보고서에 의하면 문서를 송수신하는 수단으로 전화 25%, 우편과 사람이 각각 17%, 그리고 팩시밀리가 15%로 이들 네가지 수단이 전체의 4분의 3이 된다. 따라서 OA구축에서 이들 장치의 네트웍과 함께 전자우편의 활용으로 사람에 의해서 배달되는 우편과 사람을 통한 송수신의 34%를 자동화 시킬 수 있는 방안을 강구할 수 있다.
LAN에 의한 접속
OA환경에 합당한 OA시스템은 (그림1)과 같이 구성할 수 있다. 근거리 통신망(LAN:Local Area Network)에 의해서 컴퓨터와 데이타베이스를 연결하고 웍스테이션과 전화, 텔렉스, 팩시밀리 등과 같은 종래의 사무실 장치들을 LAN에 부착시킨다.
오피스 시스템은 PBX나 게이트웨이를 통해서 다른 네트웍과 연결되고 앞에서 언급한 GSI-ECO나 DIALOG와 연결된다.
여기에 연결된 장치들과 웍스테이션은 통신규약에 의해서 서로 호출되는 규약이 마련되어 있고 게이트웨이를 통해서 외부 기관의 OA시스템과도 연결하게 된다.
이와같은 종합적인 오피스시스템은 그 규모에 상관없이 4가지의 기본적인 소프트웨어의 기능이 필요하다.
①오퍼레이팅시스템(Operating System, OS)컴퓨터에서 작동되는 모든 프로그램을 콘트롤 한다.
②오피스의 기본 소프트웨어 : 전자전표, 문서작성, 의사결정의 지원, 회의 지원, 전자게시판을 작동하는 프로그램.
③오피스 응용 소프트웨어 : 전자우편, 전자 화일링(filing), 회의자료 준비(Spread Sheet)및 오피스의 관리와 운영
④맨─머시인(Man-machine)인터페이스:사람과 각기기들을 효율적으로 연결하고 사람이 여러가지 장치들을 편리하게 활용할 수 있는 소프트웨어를 말한다.
이러한 소프트웨어 시스템을 이용하여 오피스의 분산 시스템도 구성할 수 있는데 이것은 멀리 떨어져 있는 오피스들간에 이루어질 수 있는 커뮤니케이션의 기능을 추가시켜서 구축한다. OA시스템은 그 목표에 따라서 다음과 같이 각각 다르게 중점을 두고 설계할 수 있다.
①실무자를 지원하는 OA
②모든 오피스업무를 지원하는 OA
③통합 오피스 시스템을 지원하는 OA
④의사결정자만을 위한 OA시스템 등.
OA시스템을 LAN의 서비스 기능을 중심으로하여 나누면 통신로LAN과 시스템LAN으로 나누어서 OA를 구축할 수 있다. 즉(그림1)과 같은 구성에서 여러가지 기기들이 다중화 전송로를 공유하여 기기 상호간의 교환 접속을 실현 시키는 CCITT(국제전신전화 자문위원회) 권고안인 V.24와 V.35인터페이스를 적용시켜 개발한 기본 시스템을 통신로 LAN이라 하고, 기본 소프트웨어에 덧붙여 ③항에서 제안한 응용 소프트웨어, 즉 전자우편 및 화일링의 고속통신 기능을 종합한 OA시스템을 시스템LAN에 의한 OA시스템이라고 구분한다.
ISDN하의 OA로 발전
아시안게임의 경기실항을 보도하기 위해서 한국에 온 3천여명의 외국기자들은 경기기사와 함께 상세한 한국의 소개기사를 송고할 수 있었다.
60여개소에 달하는 경기장, 호텔, 선수촌 및 공항 등에 설치된 터미날을 한국데이타통신이 개발한 INS(Integrated Network System, 종합정보망)에 의해서 네트웍 시키고 이 네트웍에 미니 컴퓨터 6대, 퍼스널컴퓨터 4백32대 및 프린터 2백31대를 연결하여 어느 터미날에서 든지 경기 정보와 함께 한국에 관한 역사적 지리적인정보를 제공할 수 있게 설치하였다.
임의의 터미날에서 ‘F6’키를 누르면 한국에 관한 상세한 소개가 나오고 또 다른 키에 의해서 자국의 선수가 출전하는 경기장을 호출하여 경기 진행상황을 한국소개와 함께 타전 할 수 있었다. 이것은 전자우편과 정보검색을 결합한 OA의 간단한 보기이다.
올림픽때 까지는 한국에서 개발한 INS에 텔렉스나 팩시밀리까지 연결하여 터미날에서 본국까지 기사를 송고할 수 있을 것으로 기대할 수 있다. 이것은 앞에서 설명한 LAN중심의 OA시스템을 원거리 네트웍까지 확대한 기능으로 볼 수 있다.
INS 시스템은 외국의 데이타베이스나 경기중계같은 특수한 시스템외에도 한국내의 금융 보험 증권 신문 방송 출판 광고 백화점 수퍼마켓 통신판매 가전용품 부동산 건설 운수 여행 교육 행정 등의 정보를 총 망라해서 사무실이나 가정에 설치된 터미날에서 검색할 수 있도록 발전하고 있다.
아시안게임에서 크게 기여했던 INS의 서비스기능을 더욱 발전시켜서 텔리텍스트 팩시밀리 비디오텍스 이미지커뮤니케이션까지 연결시켜 OA시스템을 구축하면 선진국에서 실험적으로 실행하고 있는 ISDN(Integrated Service Digital Network, 종합정보통신망)으로 확장한 서비스 기능을 발휘할 수 있게된다. 결국 INS나 ISDN은 같은 목표를 추구하는데 CCITT에서 정의한 것을 보면,
“유저들이 제한된 표준형 다목적 카스텀머 인터페이스(Customer Interface)에 의해서 억세스할 수 있는 음성및 비음성서비스를 포함한 광범위한 서비스를 받고자하는 유저들간의 디지탈연결을 제공하는것”으로 되어있다. 현재 우리나라 사무실을 공중통신망(PSTN)에 컴퓨터와 그 터미날을 연결시켜서 전화의 기능과 정보검색의 기능만 합해놓아도 오피스 상황은 많이 달라질 수 있다. 더우기 서비스 기능이 확장된 ISDN하에서는 사무실의 개념부터 달라지게 될 것이다.
상품안내에서 경영진단까지
ISDN하에서 상업적으로 시험 운영하고 있는 일본의 캡틴(CAPTAIN)체계를 설명하면서 우리의 오피스 환경이 어떻게 발전할 것인가를 생각해 보자.
일본에서는 일본전기통신공사(NTT)가 주축이 되어 ISDN하에서의 CAPTAIN서비스를1984년부터 부분적으로 실행하고 있다 CAPTAIN의 추진체계는 (그림2)와 같이 정보제공자 NTT, 기기제조자 및 사용자간의 긴밀한 협조체제를 갖추고 추진되고 있다.
이용자는 전화회선, 텔레비젼 수상기와 어댑터를 이용하고 정보내용에 따라서 기기를 선택한다.
현재 CAPTAIN이 취급하고 있는 정보 내용의 서비스는 (표1)과 같다. 정보제공자의 범위가 넓어지고 이용자의 폭이 넓어짐에 따라서 서비스의 내용은 더욱 다양해져가고 있다. (표1)에서 보여준 여러가지 분야별 정보를 데이타베이스로 구축하고 NTT와 계약하면 NTT의 데이타뱅크에 등록된 서비스회사가 된다.
미래의 사무실
그러면 ISDN하에서 OA시스템이 구축되면 사무실의 기기들의 성능은 어떻게 확대될 수 있을까? 그 기기들의 성능확대를 중심으로 하여 알아보자.
□전화 서비스
디지탈 전자교환기를 핵으로 하여 OA시스템을 구성하면 다음과 같은 전화서비스의 충실을 꾀할 수 있다.
①전화서비스의 확장
한 기업내의 전용된 전화서비스 기능을 확대하고 KTA(한국전기통신공사)의 전용 회선을 사용하여 각 사업소를 접속시키면 직접 다이알이 가능한 Toll다이알시스템을 구성하여, 반복해서 듣거나 말할 필요가 없는 통화품질을 기할 수가 있다. 또한 전용회선의 통화 중 비율이 저감된다. 이는 통화가 빈번한 지역간의 통화도 쉽게 개선 될수 있다는 것이다. 이밖에도 Toll다이알시스템은 편리한 다이알링과 리셋시프트콜(Reset Shift Call)에 의해서 통화중인 전화를 다시 걸 필요가 없어진다.
②다기능전화기
원터치(One Touch)전화기라고도 말할수 있는데 전화전호를 전부 기억해야 되는 번거로움이 없게 된다. 또 전송단추를 채용하여 후킹(Hooking)조작이 불필요하기 때문에 잘못해서 전화를 끊어버리는 일이 없게된다.
이밖에도 개방된 비서시스템으로서 담당 비서가 자리를 비우거나 대화중에도 서비스가 가능하고 임원의 좌석표시장치 등을 활용할 수 있는 간부비서용전화, 한글에 의한 전화번호부서비스 및 메시지의 상호통신이나 디스플레이어가 붙은 전화기능인 디지탈 전화 등이 있다.
□음성우편 서비스
통화중에 걸려온 전화를, ‘음성우편’을 호출하여 메시지를 등록하였다가 통화가 끝난 다음에 연결시킬 수 있는 기능이다. 친전 동봉 등 전화번호를 지정하여 메시지를 분배한다. 또 출장지의 임의의 공중전화에서도 메시지 송수신이 가능할 수 있고 우편장치의 분산처리기능까지 확대할 수 있다.
□팩시밀리 서비스
큰 빌딩에 각 층마다 분산된 사무실을 가진 회사에서 층마다 설치된 팩시밀리를 네트웍으로 연결하여 전국 어디서나 송수신을 가능하게 한다. 송신 중에도 수신할 수 있는 기능을 갖게 할 수도 있다. 또 분산설치방식을 채택하여 팩시밀리의 부족에 따른 혼잡을 피할 수 있고 착신원고의 처리를 신속화시킬 수 있다. 따라서 대기시간을 단축 시키고 담당자의 일을 경감시키며 페이지의 누락이나 화질의 불량에 빨리 대처할 수 있다.
다시 말해서 LAN에 의해서 사무실의 자동시스템을 구축하면 자사의 사무자동화를 기할 수 있고 이 시스템을 ISDN과 같은 네트웍에 연결시키면 세계 어디에서나 시간적 공간적 제한을 받지 않으면서 사무처리를 할 수 있다.
소규모 OA, 텔레팩스
반드시 LAN이나 ISDN을 채택해야 사무자동화시스템을 구축할 수 있는 것만은 아니다.
지금 중소기업을 경영하고 있는 사장이 여러 장소에 분산되어 있는 공장이나 영업소와 동시에 대화를 하면서 생산 계획이나 판매를 하고 싶다면 (그림3)와 같이 한개의 PC에 여러대의 터미날을 연결시켜서 CRT화면상의 스케줄을 참고하면서 생산과 판매에 관한 일정관리를 할 수 있다.
각 터미날은 1천2백bps(bit per second)부터 9천6백bps까지 전송가능한 모뎀(변복조장치)과 전화 손잡이가 있어서 전화를 주고 받으면서 CRT에 나타난 정보를 참고하여 의사결정을 할 수 있다.
또 프린터와 FAX(팩시밀리)를 선택적으로 가질 수 있는 이 시스템은 텔레팩스(TeleFax)라고 부를 수 있을 것 같다. 그 특징은 네트웍을 사용하지 않고 일반 전화회선을 공유하면서 장거리 전화내용을 컴퓨터의 정보 시스템과 결합시켜서 리얼타임으로 의사결정을 할 수 있다. LAN이나 ISDN같은 네트웍을 구축하지 못한 사무실의 OA구축에 적용할 수 있으며 네트웍을 구축한 사무실에서는 이 시스템을 연결시켜서 정보의 소스영역을 확대할 수 있을 것이다.
이와같은 시스템의 구축은 (그림4)에서 제시한 여러가지 장치를 필요한 것부터 연결하여 결합시켜서 사용하는 방법 들이다. 장치의 결합은 정보의 결합을 가져오게 되므로 사용자의 요구에 따라서 필요한 장치들을 연결하여 시스템을 구성할 수 있다.
지금까지 소개한 OA시스템 구축을 위해서 기술적인 면과 경영적인 측면에서 제약은 없는 것일까? 하나의 예를들어보자. 기업의 정보시스템은 외부환경에 영향을 받는 기획정보시스템을 근간으로 조업정보시스템의 생산관리를 지원하고, 조업정보시스템에서의 정보흐름에 의해서 실적정보시스템을 구축하여 감사업무를 지원한다. 이러한 정보관리의 흐름에서 기획정보와 실적관리시스템은 일반 정보처리와는 달리 회화식으로 처리해야 하기 때문에 OA시스템의 구축을 위해서는 새로운 각도에서 설계해야 한다. 즉 인간과 컴퓨터간의 대화나 인간사이의 대화에서 등장하게 될 기기나 요소 즉 음성, 서류, 키보드 및 CTR등을 어떻게 등장시킬것인가가 매우 중요하다 하겠다.
