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주변에 널려잇는 수많은 개인 정보도 하나로 꿰어놓으면 훌륭한 보배가 된다. 개인일정관리프로그램(PIMS)은 정보가 힘인 세상에서 막강한 위력을 발휘한다. 국산과 외국산중 가장 많은 사용자를 확보하고 있는 두 프로그램의 대결을 살펴보자.

평생비서 오!K
우리 문화의 정서를 담았다
 

효율적으로 업무를 추진하고 다양한 사회 활동을 원활히 할 수 있도록 도와주기 위해 컴퓨터가 할 수 있는 일은 무엇일까. 이 질문에 대한 답은 일정관리 프로그램이 갖고 있다. 마찬가지 이유로 필자는 컴퓨터를 처음 배우기 시작한 이래 참으로 많은 일정관리 프로그램을 구입해 사용해봤다. 그 결과 최종적으로 선택한 제품이 '평생비서 오!K Win 1.0'(이하 평생비서)이다.

평생비서는 세련된 인터페이스를 갖춘 외국의 일정관리 프로그램에 비해 사용의 편리성면에서는 좀 뒤진다. 하지만 외국산 일정관리 소프트웨어에서 찾아볼 수 없는 우리 고유의 문화를 담고 있다는 점은 누가 뭐라해도 높이 살만 하다.

외국에서 만든 일정관리 소프트웨어를 보면 약속(appointment)과 할일(to-do) 행사(event) 등으로 세부항목을 구별한다. 그러나 이는 우리 정서에는 적합하지 않다.

하지만 평생비서는 업무관리를 하거나 주소록을 관리하는데 있어 우리 일상생활에서 꼭 필요한 항목을 갖추고 있을 뿐 아니라 우리의 업무 문화에 적합한 구성을 갖추고 있다. 평생비서는 '할일/일정' '대인활동' '경제활동' 등의 항목으로 구성돼 사용자가 사회생활을 하면서 겪는 모든 일상사에 대한 정보를 기록하고 활용할 수 있게 돼 있다. 또한 각 항목간의 내부적 정보 연계가 뛰어나 단순한 정보의 기록과 활용 차원을 넘어서 다중 검색을 통한 정보의 재구성도 가능하다. 할일/일정의 기능에서는 단순한 일정의 확인 뿐만 아니라 일의 중요도에 따라, 또는 마감일이나 분류에 따라 확인할 수 있는 기능을 제공한다.

이는 할일 목록(to do list)에 익숙하지 않은 우리나라의 문화적 환경을 고려해 볼 때 뛰어난 구성이라 할 수 있다. 일정목록에서 기록한 인물을 선택하면 바로 전화걸기 기능을 수행할 수 있는데, 이 역시 외국의 일정관리 프로그램에서는 찾아보기 힘든 한국적 특성을 반영한 것이다. 이 프로그램중 특히 돋보이는 기능은 바로 음력-양력 자동 변환(환산) 기능. 다른 외국 프로그램이 아무리 우리나라 시장을 공략해와도 우리 제품이 우리 시장을 지킬 수 있게 해주는 고마운 기능이 아닐 수 없다. 음력-양력 자동 환산 기능이 없으면 아직도 우리 사회에 깊은 영향력을 미치고 있는 수 많은 음력 기념일은 제대로 관리하지 못할 것이다.

물론 평생비서는 최상의 일정관리 프로그램은 아니다. 아직은 여러가지 부족한 면을 곳곳에서 찾아볼 수 있다. 대표적으로 윈도가 지닌 DDE나 OLE와 같은 기능을 통한 다른 윈도용 응용프로그램과의 자료교환이 되지 않아, 이 프로그램 외에는 데이터를 제대로 활용할 수 없다.

또한 단순히 개인이 자신의 정보나 일정을 관리하기 위한 것이 아닌 개인의 정보를 같은 조직의 구성원들과 공유할 수 있게 하는 네트워크 버전으로 기능을 보강할 필요가 있을 것 같다.

이같은 사용 편리성 측면에서의 부족함에도 불구하고 필자는 이 프로그램을 지속적으로 사용할 것이다. 앞서 살펴본 바와 같이 우리 실정에 적합한 여러 기능을 포기하고 싶지 않기 때문이다.

핵심기능

평생비서의 첫 화면 하단에 있는 툴바에서 첫번째 위치한 시계와 달력모양의 아이콘을 누르면 일별 약속계획을 수행할 수 있고, 메뉴를 통해 실행할 수 있다. 화면은 크게 3개로 구분돼 해당월의 달력과 해당일자의 약속내용, 기념사항을 보여준다.

일별 약속계획을 선택하면 달력아래에 기념사항이 보인다. 여기에서 보여주는 기념사항은 원하는 바에 따라 '신상명세'에서 입력하는 방법과 '공휴일 및 기타 기념일'에서 등록하는 두가지 방법 중 각자 사용하기 편한 방법을 선택하도록 배려하고 있다.

평생비서는 단체나 개인사업자, 회사의 고객지원등 어느용도에서도 사용할 수 있도록 명함관리 기능을 특히 강화하고있다. 사실 일정관리 프로그램의 가장 중요한 기능은 뭐라해도 명함 관리다.회원관리나 고객관리로서 주소록이나 전화번호부는 물론 DM인쇄까지도 가능하다. 평생비서는 어디에 내가 기록한정보가 숨어있는지를 찾아주는 검색시스템에 있어서도 외국산에 뒤지지않는다.

이 프로그램의 검색 기능은 두가지가 있다. 첫째 '조건조회' 는 분류코드로 구분된 정보를 검색하거나 고객번호 우편번호 생년월일 등으로 검색하는 기능이며, 둘째 '그룹조회'는 몇몇 사람만 묶어서 그룹으로 설정하는 기능으로 그룹별로 보관해두고 그룹명으로 간단히 찾는 기능이다. 관리항목이 그리 많지 않은 경우라면 이 기능이 필요없을지 모르지만, 사무실 환경에서 이 기능을 이용하면 다양한 조건을 충족시키는 대상자만을 골라내느데 보통 요간한게 아니다.

또한 이렇게 해서 찾아낸 그룹은 주소록을 만들거나 우편발송용 주소를 출력하는데도 활용된다.

주소록의 관리와 우편발송용 주소 출력만큼은 평생비서를 따라올 프로그램이 없는것 같다. 실제 필자의 주변에서 이프로그램을 제대로 사용하지 못하는 사람들도 이 기능만큼은 누구나 좋아한다. 이 기능을 이용하면 입력된 사람을 주소록이나 전화번호부 편지 엽서등으로 인쇄할 수 있고, 다양한 조건별로 원하는 사람만 골라서 인쇄할 수 있다.

평생비서는 등록된 사람의 전화번호를 마우스로 누르면 전화를 대신 걸어주기도 한다.

통화중이면 통화가 될 때까지 반복해서 다이얼링하고, 다음 사람으로 계속 이어서 전화해주기도한다. 이가운데 자동 반복 다이얼링 기능은 한때 골프장 예약 등에 사용돼 사회적으로 문제가 된 적도 있지만, 급한 연락을 해야할 때 사용해보면 참 편리하다.

평생비서는 다른 개인정보관리 소프트웨어에 비해 복잡하다는 느낌이 들 만큼 다양한 기능을 가지고 있다.

이 때문에 대부분의 사용자들은 몇몇 기능만을 중점으로 사용하는 것 같다.

일반사용자들이 특히 활용하기 힘든 기능이 경제활동편이다. 이 기능은 국내에서 개발된 다른 일정관리 프로그램이나 외국 제품에서는 찾아보기 힘든 것으로 이 기능을 잘 이용하면 개인이 행하는 모든 경제활동을 다 커버할 수 있다. 실제로 필자가 아는 한 중소기업 사장은 이 기능을 이용해 그 회사의 재고관리를 하고 있을 정도다.

개인 역시 수입지출의 분류코드를 잘 설정하면 항목별 구분별 수입지출 항목을 집계해볼 수 있을 것이다.

오거나이저
가물거리는 기억도 단숨에 찾아줘
 

워드프로세서와 통신용 프로그램을 제외하고 가장 많은 사용자들의 사랑을 받는 소프트웨어를 꼽는다면 단연 일정관리 프로그램일 것이다. 일정관리 프로그램의 유용성은 이루 말할 수 없을 만큼 많다.

너나 할 것 없이 바쁜 세상을 사는 우리들은 매주 같은 시간에 일어나는 반복적인 스케줄이나 가족 구성원의 각종 기념일 등 기억해야 하는 많은 일이 있다. 또한 일상적으로 발생하는 수 많은 사람들과의 다양한 약속도 있다.

이같은 일들을 제시간에 잊지 않고 꼬박꼬박 챙기는 일은 사실 보통 성가신 일이 아니다. 하지만 일정관리 프로그램을 효율적으로 사용한다면 이 성가심은 크게 줄어들 수 있다. PC사용자들이 도스 환경에서 윈도로 바꾼 데는 여러가지 이유가 있겠지만, 필자의 경우에는 크게 두 가지가 결정적인 역할을 했다.

한가지는 한글 엑셀이라는 소프트웨어였고, 또하나는 지금 나의 충실한 비서 역할을 하고 있는 일정관리 프로그램 오거나이저다.

두 프로그램은 윈도95로 운영되는 필자의 컴퓨터에서 자동 실행되는 프로그램이기도 하다. 이에 따라 PC를 켜서 끄기 전까지 프로그램은 계속 실행중인 상태로 유지된다.

PC사용자라면 오늘부터라도 자신이 사용하는 일정관리 프로그램을 시작 프로그램 그룹에 등록시키기 바란다. 항상 대기하고 있는 충실한 비서 한 명을 고용함으로써 약속이 중복돼 낭패를 당하는 경우를 최소화 할 수 있을 것이다.

사무실에 있으면 대부분 PC앞에서 시간을 보내는 나로서는 전화가 왔을 때 앞에 오거나이저가 없다면 아무 일도 하지 못한다. 일정을 보지 않고는 약속을 잡을 수 없기 때문이다.

혹자는 '사람이 기계에 매달린 꼴' 이라고 할 지 모르지만, 다른 소프트웨어를 사용하다가도 간단하게 태스크 스위치를 눌러 내 충실한 비서의 도움을 받을 때에는 "이 맛에 컴퓨터 쓰지" 라는 생각이 절로 난다.

물론 오거나이저는 최상의 일정관리 프로그램은 아니다. 이보다 훨씬 더 훌륭한 기능을 가진 프로그램도 있을 것이다. 그러나 아직까지 나의 마음을 움직일만한 프로그램은 눈에 띄지 않는다. 이는 아마도 오거나이저를 오랫동안 사용해온 터라 손에 익은 것을 버릴 만큼의 필요성을 느끼지 못하는 것이 가장 큰 이유일 것이다.
 

핵심기능

맨 처음 오거나이저를 실행시키면 요즘 신세대의 사랑을 듬뿍 받고 있는 시스템 다이어리와 동일한 모습의 화면이 펼쳐진다. 오거나이저가 많은 사용자들의 관심을 끈 이유도 아마 이 점일 것이다. 물론 PC를 오랜 기간 이용하면서 수많은 프로그램들을 접해본 사람이라면 화면의 색다름보다는 기능이 우선되겠지만 다이어리를 PC에 옮겨놓은 듯한 구성은 친숙함을 주기에 충분하다. 기능으로 봐서도 오거나이저는 막강하다. 특히 무엇보다도 필자를 기쁘게 해준 것은 '연결 기능'이었다. 오거나이저는 크게 일정, 전화번호부, 메모장, 해야 할 일, 연중 행사표, 일년 일정표 등으로 구성돼 있다. 이 가운데 어떤 부분에 입력된 자료라도 서로간에 연결이 가능하다. 예를 들어 모월 모일에 어떤 일정이 있다면 해당 일정과 연관된 전화 번호나 약도 메모장 등을 아주 손쉽게 연결할 수 있다.

우리들 주변에 있는 대부분의 정보는 서로 연관성을 가지고 있고, 이러한 연관성을 이용한다면 훨씬 더 정확한 정보를 얻을 수 있다. 오거나이저에서는 아이콘을 한 번 누르는 것만으로 간단히 정보의 연결이 가능하다.

일정을 입력할 때 복잡한 선택사항들을 손쉽게 입력할 수 있도록 도와주는 기능도 있다. 우리의 일상 중에는 매일, 또는 매주 일어나는 것도 상당히 많다. 종이에 줄을 그어 만든 시스템다이어리라면 이 일을 기록하기 위해 매번 그 페이지를 찾아 일일이 적어놓아야 할 것이다. 그러나 오거나이저는 이러한 일련의 약속들을 입력하는데 전혀 번거롭지 않다. 물론 여타 PIMS 프로그램들도 이러한 편의를 제공하지만 가장 손쉽게 일련의 약속을 입력할 수 있는 오거나이저의 기능은 유난히 도드라져 보인다.

일단 일정이 입력된 후 화면 중앙에는 입력을 원하는 날의 시간 스케줄이 한 눈에 볼 수 있도록 나타난다. 또한 중앙에 나타난 일정표를 보면서 시간 변경을 손쉽게 할 수 있기 때문에 초보자도 쉽게 사용법을 익힐 수 있다. 다이어리의 화면 크기 조정도 아주 손쉽다.

일정관리 기능을 이용해 일정을 입력할 때는 시작시간과 끝 시간의 입력을 키보드에 의존하지 않고 시간 간격 조절바를 이용한다. 또한 약속시간을 정할 때는 중복을 피하기 위해 이미 약속이 잡힌 시간대를 다른 색깔로 표시해준다. 일정이 아니지만 특정일에 해야 할 일이 있는 경우도 있을 것이다. 예를 들어 특정일에 전화를 해야 하거나 원고를 쓰는 일 등이 이에 해당하는데, 오거나이저는 중요도를 3가지로 구분해 '해야 할 일'에 입력해놓으면 해당 일정에 자동으로 표시된다. 마찬가지로 '연중행사란'에 일자와 해당일의 내용을 표시해 놓으면 해당일의 일정에 표시된다.

필자를 기쁘게 하는 오거나이저의 또다른 훌륭한 기능은 검색기능이다. 일정, 전화번호부, 해야 할 일 등 입력된 전체의 데이터중에 검색을 희망하는 데이터를 손쉽게 찾을 수 있고 해당 데이터로 이동이 가능하다. 특정 분야나 전체에서 검색할 수 있기 때문에 언제 어떤 일이 있었고 언제 약속을 했는지 가물거린다면 머리속에서 기억되는 단 한두마디의 단어만으로도 원하는 자료를 찾을 수 있다. 또한 오거나이저가 제공하는 전화번호부는 회사순, 이름순 등으로 정렬이 가능하며 같은자료를 입력해 놓고 먼저 입력된 데이터를 불러오는 기능도 제공하고 있다.