현대의 업무는 많은 서류를 필요로 한다. 상품발송장, 구매주문서, 지원서, 영수증, 편지, 계약서 등 많은 서류뭉치들이 산더미처럼 쌓여 업무를 지연시킨다. 서류를 철하고, 찾아내고, 다시 철하고, 없어진 것을 찾다보면, 엉뚱한 곳으로 흘러가 있기도 한다. 많은 회사에서 업무를 수행하고 사람을 관리하는데 필요한 서류를 관리하느라 업무시간의 30%이상을 허비하고 있다.
미국 캘리포이나의 '파일네트'(FileNet)사는 지루하고 힘드는 서류관리를 자동화할 수 있도록 서류화상정보처리기(document image processor)를 개발했다. 이것은 광디스크(optical disk) 기술의 선진적 측면과 현저한 저장능력을 결합하여, 서류화상정보를 예전보다 저렴하고 신속하게 해독·저장·검색·처리할 수 있다.
광디스크는 서류를 그대로 입력시켜 사용하므로 종이테이프나 자기디스크 등 기존의 정보저장방법을 크게 혁신했고, 자기디스크에 비해 극적으로 비용을 절감했다.
파이네트의 서류화상정보처리기는 고속도네트웍으로 연결된 4가지 베이직엘리먼트(basic element)를 집적한 것이다. 첫째는 서류입력스테이션(Docnment Entry Station)으로 서류가 브라운관에 주사(scan)되고 수치로 바꾸어져 유요한 일련번호를 부여받는다. 둘째는 강력한 화상정보관리시스템(Image Management System)이다. 이는 서류화상정보의 저장과 검색을 쉽게 한다.
또한 다기능디스플레이 능력을 구비한 집적웍스테이션(Integrated Workstation) 기능을 갖추고 있다. 즉 서류화상정보디스플레이, 워드프로세싱, 메인플레임디스플레이를 한 화면에 동시에 나타낸다.
마지막으로 1분당 12페이지 속도로 서류화상정보를 인쇄할 수 있는 서류인쇄스테이션(Document Printing Statinn)기능을 들 수 있다.
파일네트가 고안한 광 저장 및 검색 라이브러리는 어떤 대량저장 체계보다도 빨리 정보를 저장, 분류, 검색할 수 있다. 또한 어떤 서류화상정보도 (손으로 쓴 편지나 그래프까지도) 저장할 수 있다. 게다가 한번 광디스크에 수록되면 그 정보는 기존 컴퓨터의 데이타처럼 이동시키고 조작할 수 있다.
파일네트 시스템은 여러명의 사용자가 동시에 접근할 수 있고 또한 동시에 한 화면에서 여러 작업을 수행할 수 있다. 예를 들면 한 윈도우에서는 화상정보를 검색하고, 다른 윈도우에서는 메인프레임과 접촉하고, 세번째 윈도우로는 워드프로세싱을 이용할 수 있다. 줌(zoom)특징을 이용하면 아주 작은 문장도 읽기쉽게 확대할 수 있다. 개다가 8 1/${2}^{"}$×${11}^{"}$크기의 서류 앞면과 뒷면을 동시에 디스플레이할 수 있을 정도로 화면이 크다.
대부분의 경우 서류는 보존해야 되므로 파일네트는 광디스크에 특수한 '한번쓰면'지워지지 않는 성질을 이용했다. 따라서 대부분의 저장·검색매체처럼 조작의 실수나 시스템의 기능부진으로 지워지는 일이 없다. 서류를 수정하거나 첨가하는 경우에는 서류가 그대로 고쳐지지 않고 각주의 변호로 나타나므로 흔적이 남는다. 시스템접근도 보안시스템에 기초한 암호때문에 오로지 예정된 근무자만이 가능하다. 서류화상정보처리기의 질을 높이는 것으로 워크플로(WorkFl${o}^{TM}$)가 있는데 이것은 작업흐름을 통제하려고 고안된 특허 소프트웨어시스템이다. 워크플로는 자동화에서의 획기적인 성공으로 하드카피(hard copy; 컴퓨터 출력을 종이 등에 인쇄하는 것) 서류의 흐름을 전자화상정보로 대치한 최초의 기술이다. 워크플로는 모든 서류가 자동적으로 처리될 곳으로 발송되게 하여 서류화상정보의 흐름을 통제한다. 지금까지는 서류가 조직에 입력되면 중앙파일에 보존될 때까지 모든 과정을 거치면서 부과적 처리가 필요한지를 계속 반복해서 결정해야 했다. 대공장, 정부기관, 금융회사, 보혐회사 등 서류를 많이 처리하는 곳에서는 이 과정을 추적하고 관리하는 것이 악몽이었지만, 워크플로는 서류화상정보의 발송을 자동화하여 이 문제를 해결했다. 데이타가 입력되면 워크플로는 모든정보를 필요한 순서대로 메인프레임 접근, 워드프로세싱, 인쇄에 전자적으로 연결하여 서류의 병목 현상을 해결했다.
파일네트시스템은 서류를 철하고, 찾아내고, 발송하고, 다시 철하는 과정을 실질적으로 제거 함으로써 비용절감과 생산성 향상을 가져왔다.
파일네트시스템의 정보에 대한 신속한 접근은 서류를 찾는 일이 아니다. 고객의 요구에 즉각 반응하고 일을 처리할 더 많은 시간을 확보하게 했다. 파일네트의 서류화상정보처리기는 생산성에 대한 투자이며 현재와 미래에 모두 이익을 가져오는 투자가 될 것이다.
