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기업경영에 있어 컴퓨터의 활용은 이제 단순한 자료 보관의 차원에서, 정치 사회 경제의 변수를 고려한 기업의 방향설정을 좌우하는 핵심도구로 발전하고 있다.

경영정보를 구성하고 있는 기계 기술 지식 등은 양적으로 대단히 커지고 복잡해졌다. 기술적 사회적 문화적 정치적 문제들은 서로 얽히고 섥혀 어느것이 원인이고 어느 것이 결과이며, 어느 것이 기본적이고 어느 것이 중요한 것인지 구별하기가 매우 어렵다. 그러나 모든 조직내에서 정보에 대한 투자와 그로 인한 이득의 산출을 평가하기 위해서 이러한 판별은 매우 중요한 것이다.

실제로 80년대에 들어서 국내 기업에서 도입·활용하기 시작한 경영 정보 시스템(MIS)은 이러한 판별에 지대한 공헌을 하고 있다.

논리적인 매듭풀기

좀더 자세히 MIS를 살펴보면, MIS란 컴퓨터망을 이용하여 경영기능과 의사결정기능을 보완하는데 필요한 정보자료(Information resource)를 제공하는 역할을 할 수있는 시스템을 말한다. 기업에서는 아무리 하찮은 작업이라도 경영관리측면에서 작업을 분석·검토하여 하위작업처리시스템으로부터 최고 경영층의 상위작업처리시스템까지 상호 유기적으로 연결되어 있다. 이러한 관계를 MIS구조라 부른다.

이 시스템이 완벽해지면 최고 경영진은 매일매일 문서를 통하여 보고를 받는 대신에 터미날을 통해 각 사업장에서 발생하는 모든 경영상황을 파악할 수 있다. 종전에는 최고 경영진에게 경영상태를 보고하기 위해서 그때 그때 경영상황을 일일이 문서로 작성하여 매일 경영진 앞에서 브리핑하는 형태를 취하였다.

예를 들어 국내 유수의 A라는 전자회사가 경영정보시스템을 완벽하게 갖추고 있다고 하자. A사의 각 부문 담당자는 매일 중간 관리자의 보고를 받는 대신에 컴퓨터에 기억된 경영 사항을 터미날을 통해서 확인하게 된다. A사의 자금담당책임자는 각지사에 연결된 컴퓨터터미날망을 통해 그날의 자금입금이나 출납현황을 파악할 수 있으며 다시 터미날을 통해 중앙컴퓨터에 입력시킨다.

이 때 입력시킨 자료는 중앙컴퓨터에서 최고 경영진에게 보고될 수 있는 양식으로 전산처리되어 있다가 최고 경영진이 터미날을 통해 자금현황자료를 요구하게 되면 즉시 화면에 나타나게 되고 인쇄를 원하면 보고서 양식에 맞추어 프린터를 통해 제공해 주는 것이다. 뿐만 아니라 해외 각 지사에서 전자제품의 주문이 쇄도하면 이 주문은 중앙컴퓨터를 통해 기억되었다가 본사의 영업 담당자에게 알려지고 담당자는 터미널로 주문을 확인하고 다시 생산공장에 재고를 확인하는 절차를 거쳐서 출고를 지시한다. 이때 필요한 수출관계 서류양식(L/C 등)도 모두 컴퓨터에 입력되기 때문에 워드프로세서를 이용하여 작성하면 된다. 이 모든 작업이 컴퓨터를 통해서 이루어진다. 지금 미국 일본 유럽 각국 뿐만 아니라 국내 유수의 기업에도 이러한 MIS바람이 불어 닥치고 있다.

컴퓨터와 경영

20세기에 들어 경영정보분야에서는 2가지 커다란 변혁이 있었다. 즉 커다란 기술적인 변혁가 문화적인 영향이 바로 그것이다. 따라서 경영정보를 올바로 이해하기 위해서는 이러한 두 역사적 사건이 매우 중요한 것이다. 경영정보의 근본을 알기 위해서는 과거로 거슬러 올라가 컴퓨터의 발전과 일반적인 경영정보의 흐름을 알아야 한다.

현대의 자료처리와 경영정보의 역사는 3가지 단계로 나누어진다. 그런데 이러한 3가지 단계는 부분적으로 기술 인간 문화적 요인 등에 의해 영향을 받았다. 3가지 단계란 경영정보를 담당하는 사람의 직업이 사무원(~1945), 프로그래머(1945~1975), 그리고 경영자(1975~)로 변천되어 왔음을 가리킨다.

19세기 후반에 Hollerich와 그의 제자들은 제1차 정보혁명이라 불리는 다량의 자료처리와 기계화에 대한 기반을 다졌다. 그런데 이러한 초기에는 주관심분야가 하드웨어였고 소프트웨어에 대해서는 거의 아는바가 없었다. 단지 관심은 자료와 자료의 기계적인 처리에만 집중되어 있었다. 자료의 기계적인 처리는 결국 프로그램이라는 형태로 발전하게 되었고 자료는 천공된 펀치카드에 의해 처리하게 되었다.

초기의 자료처리방식은 1940 년대 중반까지 지속되었다. 그러나 자료 처리 기계가 점점 커짐에 따라서 저장능력도 켜져갔다. 여기서 대두된 문제는 어떤 자료가 어디에 저장 되어 있는가를 찾아내는 것이었다. 즉 방대한 자료를 저장시키는 것에서 나아가 저장장소도 쉽게 알아낼 수 있는 장치가 필요했던 것이다. 이것을 충족 시키기 위해 프로그램의 실행과 자료에 대한 내부저장 장소를 알 수 있는 프로그램 지시서가 필요하게 되었다. 왜냐하면 이러한 지시가 자료와 마찬가지로 기계내부에 저장되어 있으면 경우에 따라 프로그래밍에 의해서 가변의 주소에 자료를 저장할 수 있기 때문이다. 즉 저장된 프로그램에 의한 자료처리가 제2의 정보 혁명인 것이다. 이것이 경영정보의 역사에 있어서 가장 중요한 발전인 것이다.

한편 이때에 이르러 소프트웨어도 급속히 발전하는 계기가 되었다. 즉 소프트웨어 기술은 서브루틴의 개념, 에셈블러, 컴파일러, 그리고 생산성을 증가시키는 기술을 개발하기에 이르렀다. 이러한 저장된 프로그래밍은 2가지의 커다란 결과를 가져왔는데 첫째는 사무적인 과정의 단순한 기계화로부터 과학적이고 경영적인 활동에 대한 지원으로의 변화이고 둘째는 자료를 저장할 수 있는 용량의 막대한 증가이다.

한편 초기의 정보 처리에 있어서의 촛점은 자료 자체에 있었으나 저장된 프로그램시대에 이르러서는 프로그래밍이 자료를 압도하게 되었다. 이와같이 정보의 기본적인 구성요소인 자료와 프로그램이 발전하여 왔고 따라서 프로그래머가 주목의 대상이 되었다.

정보시스템의 1가와 2기의 가장 큰 차이는 자료중심으로부터 절차중심으로 옮겨 갔다는 점이다. 구조적으로 말하면 그 당시의 각 프로그램은 대응하는 자료와 대응되는 화일만을 작동할 수 있었다. 시스템 개념은 저장된 프로그램시대의 초기에 자료 처리기능과 작업을 종합화하는 수단으로서 널리 보급되기 시작하였다.

위와같은 1기로부터 2기로의 변화는 정보처리기능의 촛점을 사무적인 것으로 부터 경영지원적인 측면으로 변하게 하였다. 자료처리의 초기와 저장된 프로그래밍시대의 대부분인 50년이상 동안 자료와 관련된 기록과 자료의 보관은 일정한 저장장소로 보내져서 정기적으로 처리가 이루어지면 다시 보기가 매우 어려운 커다란 보관실에 저장되었다. 따라서 정보처리기능은 경영에 어떤 영향을 주지 못했다. 이것은 경영정보의 측면에서 보면 자원만 투자하고 이로 인한 이득을 얻지 못하는 결과를 초래하게 되었다. 따라서 점차로 위와 같은 자료의 기록을 경영활동에 반영시키기게 되었다. 즉 수집된 자료를 적절히 총괄하여 경영방침에 지표로 삼게 되었다. 그러므로 3단계인 프로그래머로부터 경영자로 점차 넘어가는 계기가 마련된 것이다.

1970년대에 이르러 경영과학자와 경영분석가들의 자료에 대한 관심이 높아지게 되자 정보경영은 새로운 차원으로 바뀌게 되었다. 즉 정보시스템은 우리가 원하는 것을 원하는 때에 즉시 이용가능한 양식으로 제공이 가능하게 되었다. 또한 데이타베이스기술과 1970년대에 이르러 데이터베이스의 대규모 이용에 따라 자료가 구분을 갖는 프로그램으로부터 자료가 프로그램으로 구분되는 형태로 변화하게 되었다. 즉 효과적인 사전식 개념을 이용하여 여러 가지로 응용하여 사용할 수 있는 데이타베이스를 만드는 것이다. 다시 말하면 1970년대 중반에 제3의 정보 혁명이 이루어 졌는데 이는 사무원이나 프로그래머대신에 경영자가 중심이 되는 시스템이다. 즉 1차원적인 프로그래머에서 2차원적인 데이타경영자와 프로그래머, 나아가 데이타경영자 프로그래머 경영분석가를 동시에 수행할 수 있는 3차원적인 전문가가 필요하게 된 것이다. 바로 이것이 80년대 한국 기업이 풀어야할 과제인 것이다.
 

정보는 자산

오늘날 정보가 조직의 종류에(공공기관이든 민간기업이든) 관계없이 중요한 자산임에는 틀림없다. 정보의 파급효과로는 기업의 이익, 타기업과의 경쟁력 강화, 기업의 성장등에 미치는 영향을 들 수 있는데 이는 대차대조표상의 자산을 능가하는 것이다. 따라서 과거보다는 정보경영에 고위 경영자가 많이 참여하고 있다.

또한 현재 세계의 기업들은 이른바 정보비로 막대한 비용을 지불하고 있다. 미국기업들은 총수입액의 10%이상을 정보의 획득 이동 복사 보수 대체 저장 재생 등에 투자하고 있는 실정이다. 이 비용에는 컴퓨터, 프로그래머, 그밖에 관련된 업무에 대한 비용 등은 계산되어 있지 않다. RCA의 경우 전체 정보시스템에 투자되는 비용의 백분률을 보면 다음과 같다.

기존의 전산처리……10%
행정 시스템……20%
인건비……70%

이에 비해서 하드웨어의 단위비용은 점차 떨어지고 있다. 이는 총하드웨어비용은 증가하나 과거보다 하드웨어 사용빈도가 늘어나기 때문에 단위비용은 적어지는 것이다. 그러나 앞으로는 총하드웨어 비용과 단위비용 모두 감소하도록 해야 할 것이다. 소프트웨어가격은 현상유지내지는 약간 올라가는 경향이 있고 인건비는 급속도로 증가하고 있는 실정이다. 따라서 혹자는 정보 시스템의 효율은 형편없다고 말할는지도 모른다. 그러나 시스템의 효율은 모든 시스템의 구성원을 고려하여 정해야 한다. 즉 시스템의 구성원중에서 가장 중요하고 가장 가치있는 마지막 사용자를 반드시 포함하여야 한다. 만일 전산처리 또는 경영정보시스템담당자가 기업의 필요한 상황을 알 수 있다면 효율성은 향상되는 것이다.

정보시스템이 생산성에 미치는 영향을 살펴보자. 정보시스템의 생산성이란 필요한 정보를 사용자에게 얼마나 용이하게 제공할 수 있느냐에 달려 있다. 이들 위해 컴퓨터와 대화식 시설(interactive facilities), 데아타 베이스기술, 그리고 순서에 구애받지 않는 언어(nonprocedural language)등의 개발이 최근 10여년간 진행되어 왔다. 이라한 개발비용은 최근에 들어 대단히 저렴해 졌으며 유지하기도 용이해졌다. 따라서 한번 실행에 수개월이 소요되던 것이 수일 또는 수시간내에 가능하도록 되었다. 바로 이것이 정보시스템의 기능인 동시에 강점이 되는 것이다.

재래의 정보시스템은 사무기능, 의사결정을 지원하는 기능, 기업의 경영에 영향을 주는 기능 등 각각 단독기능만을 발휘하도록 설계되어 있는데 이를 하나의 총괄된 시스템구조를 이루도록 설계하는 것이 필요하다. 지난 20년간 자료처리시스템과 의사결정시스템은 각각 고유의 기능을 적절히 수행하지 못했다. 그 이유는 자료처리시스템은 단순히 사무적인 과정의 전산화에 불과해서 단시일내에 무용지물이 되어 버리고 의사결정지원시스템(DSS;Decision Support System)은 다른 시스템에서 나오는 자료에 기초해서 이루어지기 때문에 상대적으로 쉽게 쓰지 못하게 되기 때문이다. 그래서 RCA에서는 지난 10여년에 걸쳐 두 시스템을 총괄하는 하나의 시스템을 설계하기에 이르렀다. 다시 말하면 정보시스템의 목적은 기업경영의 모든과정-계획, 조정, 통제에 도움을 줄 수 있는 자료를 의사결정에 반영시켜 경영생산성을 증진시키는데 있다. 정보시스템에 투자한 만큼의 이득을 얻기 위해서는 위와 같은 인식하에서 시스템을 운영하여야 한다.

미래의 정보 전문가

정보시스템의 재인식에 가장 필수적인 것이 정보전문가들이다. 왜냐하면 미래의 정보처리 전문가들은 경영 분석을 통해 기업에 이익을 줄 수 있는 정보보관 및 실행에 책임을 져야 하기 때문이다. 따라서 미래의 정보전문가는 현재까지의 단순한 업무, 즉 필요한 것만을 찾아준다는 마음에서 탈피해 기업의 가장 중요한 자산인 정보의 경영 및 관리의 책임자가 되어야 한다는 것이다. 즉 미래의 정보 전문가는 단순히 하드웨어 센터를 지키는데서 멈춰서는 안되고 프로그래머에서 벗어난 실제자료를 가장 효과적으로 응용하여 기업이 이윤을 얻도록 기여해야 한다. 따라서 미래의 정보전문가는 이용가능한 모든 기술과 이론 등을 동원하여 공정한 선택을 통해 기업에 최대 이윤을 얻을 수 있도록 하여야 훌륭한 기능을 수행하게 되는 것이다.

가장 능력있는 정보전문가라 하더라도 정보경영에 관한 작업은 매우 어렵다. 특히 초기의 개념파악 및 설계는 더욱 어렵다. 따라서 정보 시스템 실행을 위해서는 어떤 단계를 거쳐야 하는지를 설명하고자 한다. 물론 완벽하고 하자가 없는 정보시스템을 구성하기는 어렵다. 그러나 조금이라도 나은 시스템을 구성하기 위해서는 조직의 구성방법, 정보에 대한 가치부여방법, 그리고 어디서부터 시작해야 하는가 결정하는 것이 선결문제인 것이다.

조직상의 문제는 매우 복잡하고 급변하는 기술이다. 정보전문가는 경영자이면서 기술자이고 심리학자가 되어야 하지만 한 개인이 모든 주요 기술개발과 응용부문의 책임자가 된다면 아마 성공하지 못할 것이다. 그 결과로 정보전문가를 두부문으로 나누게 되는데 그중 한부문은 하드웨어설계및 작동과 소프트웨어구성 등의 정보효용을 담당하는 것이고 나머지 한부문은 경영문제를 직접 푸는 정보효용의 응용부문이다. 이 두부문은 모두 서로의 목적을 잘 이해해야 하고 서로의 필수조건, 활동에 대해 잘 알고 있어야 한다.

조직에 관련된 문제로 정보시스템의 작업분류를 어떻게 해야 하는가가 중요하다. 누가 표준을 정하는가, 미래에 대한 계획은 누가 설정하는가 하는 문제이다. 여기서 정보자원의 경영 또는 관리에 관한 작업은 상위경영자가 담당해야 한다. 기업의 계획, 통제, 작업을 위한 응용기능을 개발하고 연결시키는 역할과 자료의 생성·분배와 응용에서 발생되는 불일치를 해결하는 역할을 담당해야 한다는 뜻이다.

정보의 가치 측정

정보시스템의 실행에서 매우 중요한 것은 정보의 가치 측정이다. 이는 어려운 개념이지만 새로운 정보시스템을 구상할 때는 반드시 고려해야 하는 것이다. 즉 정보의 가치는 조직의 생산성에 영향을 미친 정도에 의해 측정되는 것이다.

정보시스템실행에 있어 세번째 문제는 어떻게 그리고 어디서부터 시작할 것인가하는 문제이다 복잡한 조직을 가진 기업에 정보시스템을 설치하기 위해서는 인적자원의 관리가 선행되어야 한다.

인적자원의 정보는 구조적으로 덜 복잡해서 간결하고 쉽게 시행할 수 있다. 물론 믿을 만한 인적자원정보시스템은 경영기능에 많은 기여를 할 수 있다.

1970년대 중반 이후 제3의 정보혁명이 일어나고 자료지배의 시대가 되었다. 이러한 현상은 적어도 금세기 말까지 계속되리라고 보여진다. 자료지배는 정보기능에 커다란 영향을 줄 것이다. 따라서 미래의 정보전문가의 주된작업은 프로그램이 아니라 자료와 자료의 표준화 작업이 될 것이다. 즉 정보전문가의 주된 책임은 자료의 관리와 통제에 있는 것이다.

정보는 어떤 조직에 있어서도 주된 자산이며 따라서 정보관리에 들어가는 비용은 정상적으로 생각할 수 있는 것보다 많아 정기적으로 비용산출을 해야 할 것이다. 또한 자료처리시스템과 의사결정지원시스템은 하나로 통합 되어야 더 좋은 결과를 얻을 수 있다. 앞에서 계속해 강조한 바와 같이 기업의 성공의 열쇠는 정보자원의 효과적인 조직과 경영의 지원이라고 할 수 있다.