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데이타베이스 소프트웨어는 개인용컴퓨터를 업무용컴퓨터로 발전시킨 3대 소프트웨어 중 가장 중요한 것이다. PC가 제값을 할 수 있도록 데이타베이스를 사용해보자.

이 연재가 말해주고 있듯이 개인용 컴퓨터가 효과적으로 이용될 수 있는 분야는 여러가지가 있다. 그러나 일반적인 사람들이 가장 지대한 관심을 가지는 것은 3대 업무 분야인 워드프로세서(wordprocessor), 데이타베이스(database), 스프레드시트(spreadsheet)이다. 이중에서도 데이타베이스는 항상 높은 비중을 차지한다. 왜냐하면 데이타베이스는 거의 어떤 업무에서나 필요한 성격을 갖고 있기 때문이다. 사실 데이타베이스는 천의 얼굴을 갖고 있어서 일정한 형태를 가진 대량의 자료를 처리하는 일이라면 어디에서나 사용하여 큰 효과를 얻을 수있다.

서류철을 찾아보기 쉽도록

PC사용자들은 데이타베이스(database)라는 단어를 큰 거부감없이 자주 사용하고 있지만, 구체적으로 데이타베이스가 무엇이냐는 질문을 한다면 정확하게 대답할 수 있는 사람들은 별로없을 것이다. 데이타베이스라고 하면 꽤 첨단을 달리는 전문적인 이미지가 느껴지지만 사실은 별 것 아니다. 데이타베이스의 기능은 컴퓨터를 사용하지 않았을 때는 사람이 대신 수행했다. 단지 컴퓨터보다는 효율적이지 못했지만 말이다.

데이타베이스란 단어가 아직 어색하게 느껴지는 사람에겐는 '서류철'이란 용어가 실감날 것이다. 서류철이라고 하면 필요한 자료를 모아 놓은 것이 연상되므로, '데이타베이스란 서류철과 같은 것이다'라고 설명을 하면 컴퓨터를 잘 모르는 일반인들도 어느 정도 수긍을 하게된다.

그렇다고 자료만 모아 놓은 것을 데이타베이스라고 오해해서는 안된다. 예를 들어 어떤 회사의 인사자료가 보관되어 있는 서류철을 생각해보자. 이 서류철에는 그 회사 직원들의 신상명세에 대한 자료가 저장되어 있는데, 단순하게 자료만 모아 놓은 것이 아니라 찾아보기 간편하도록 이름순으로 정리되어 있다. 이와 같이 데이타베이스는 단순한 자료의 모임보다는 한단계 높은 형태로서, 사람이 그 자료를 효과적으로 사용할 수 있도록 정리가 되어 있는 것이다.

사전의 단어들은 가나다 순서로 보관하고 있어 사용자가 찾고자 하는 단어를 쉽게 찾게 해준다. 바로 이것이 정리의 장점이며, 사전은 데이타베이스의 한 모형이 될 수 있다. 다른 예로서 도서관의 도서 목록 카드를 생각할 수 있다. 사람이 도서관에 가서 읽고 싶은 책을 찾으려면 우선 도서 목록 카드를 살펴 보아야 한다. 도서 목록 카드는 도서관이 소장하고 있는책에 대한 자료를 모아 놓은 것으로서, 책 이름 또는 저자 이름의 순서대로 정리되어 찾기 편하도록 해준다.

다시 말하면 어떠한 자료들을 그속에서 사람이 필요한 정보를 추출할 수 있도록 특정한 방법으로 정리한 것을 데이타베이스라고 한다. 특정한 방법이란 것은 데이타베이스가 담고 있는 자료의 성격에 따라 달라진다. 생활주변에서 흔히 볼 수 있는 전화번호부는 개인의 경우에는 그 사람의 이름을, 단체인 경우에는 그 회사의 이름을 찾아보면 전화번호를 알 수 있는 책이다.

즉 전화번호부란 데이타베이스에서는 '이름'을 이용하여 자료를 정리해야 한다. 이와 같이 정리를 하는데 사용되는 것을 컴퓨터 용어로 키(Key)라고 한다. 데이타베이스를 열 수 있는 열쇠라고 생각하면 이해하기 쉬울 것이다.

데이타베이스의 기본적인 용어

비록 컴퓨터를 직접 사용하지 않는 사람이라도 일상생활에서 서류철의 형태를 가진 데이타베이스를 자주 이용한다. 서류철의 형태를 한 데이타베이스는 그 내용을 변경하거나 관리하기가 쉽지 않을뿐만 아니라, 우리가 필요한 정보를 추출해내기 어려운 단점을 가지고 있다. 그런데 서류철의 형태를 가진 데이타베이스를 컴퓨터가 관리할 수 있는 플로피디스켓이나 하드 디스크로 옮기면, 이러한 단점들을 모두 극복할 수 있다.

플로피 디스켓 등과 같이 컴퓨터가 읽을 수 있는 저장매체에 기록된 서류철을 데이타베이스 파일(database file)이라고 한다. 그리고 데이타베이스 파일을 관리해주는 프로그램을 데이타베이스 프로그램이라고 한다.
 

(그림1)은 전화번호부를 예로 들어 데이타베이스에서 사용되는 기본적인 용어를 소개하기 위해 만든 것이다. 그림에서의 전화번호부는 한 사람에 대한 자료를 이름, 전화번호, 회사로구성하고 있다. 이와 같이 데이타베이스를 구성하는 한 자료를 레코드(record)라고 하며, 각레코드를 구성하는 요소들을 항목 혹은 필드(field)라고 한다. 즉 필드가 모여 레코드를 구성하고, 레코드가 모여 데이타베이스 파일을 구성하게 된다. 전화번호부가 인명부편, 상호명부편으로 나뉠 수 있는 것처럼 데이타베이스도 몇개의 데이타베이스 파일로 구성될 수 있다.

선택폭은 적지만

개인용 컴퓨터에서 사용되는 데이타베이스 소프트웨어로는 어떤 것이 좋을까? 그러나 불행하게도 우리나라의 개인용 컴퓨터 사용자들은 별로 선택의 여지가 없다. 거의 대부분이 디베이스(dBASE)라고 불리우는 데이타베이스 소프트웨어를 사용하고 있고, 사실 달리 선택할 것도 없는 실정이다.

디베이스는 8비트 컴퓨터 시절부터 개인용 컴퓨터에서의 데이타베이스 시장을 석권해오고 있는 유명한 소프트웨어이다. 그때의 이름은 dBASEⅡ였고, 개인용 컴퓨터의 표준이 IBM PC로 바뀌자 dBASEⅢ로 개선하였다. 최근에는 dBASEⅢ의 개량판인 dBASEⅢ+를 사용한다.

디베이스의 성공을 뒤쫓아 수많은 데이타베이스 소프트웨어가 나타났지만 일단 표준으로 자리를 굳힌 디베이스를 밀어내기에는 역부족이었다. 그래서 최근에는 일단 디베이스라는 표준을 인정하고, 디베이스와 호환성을 가지되 기능은 더 좋고 가격은 싼 데이타베이스 소프트웨어들이 출현하여 인기를 얻고 있다. 국내에서도 이런 소프트웨어에 속하는 폭스베이스(foxbase)와 클리퍼(clipper)가 서서히 사용자를 넓혀가고 있다.

하나의 데이타베이스 소프트웨어가 표준으로 자리잡음으로 인해 사용자가 얻는 이득도 크다. 우선 메뉴얼과 활용서적이 계속 발간되고, 컴퓨터 잡지를 통해서도 디베이스로 작성한 프로그램 소스 리스트가 자주 소개된다. 그리고 대부분의 컴퓨터 학원에서도 디베이스 교육을 하고 있다.
 

성급한 실망은 금물

데이타베이스는 많은 개인용 컴퓨터 사용자들에게 큰 희망을 품게 했다가 실망하게 하는 경우가 종종 있다. 그것은 사람들이 데이타베이스를 사용하면 모든 업무가 자동으로 척척 처리될 것으로 착각한데 기인한다. 실제로 컴퓨터를 사용해보거나 컴퓨터를 도입하여 업무 전산화를 추진해보면, 희망적이기보다는 어려움이 더 많다.

하지만 너무 실망할 필요는 없다. 그럼에도 불구하고 많은 사람들이 어려움을 이겨내고 데이타베이스를 업무에 활용하여 어느 정도의 성과를 얻고 있으니 말이다. 데이타베이스란 무엇인가, 무엇을 할 수 있는가, 어떻게 사용해야 하는가, 자신이 처리하고자 하는 업무는 무엇인가를 잘 분석하고 시작하면 데이타베이스 시스팀을 구축하여 자신의 업무를 처리하지 못할 이유는 없는 것이다. 물론 데이타베이스 시스팀을 쉽게 구축 할 수 있으리라고 기대해서는 안된다.

다음은 데이타베이스 시스팀을 도입할 때 거쳐야 하는 과정을 7단계로 살펴본 것이다.

■처리하고자 하는 업무를 명확히 이해

얻고자 하는 정보가 무엇인지, 그 정보를 어떻게 얻어 어떤 방식으로 처리해야 하는지 모른다면 데이타베이스 시스팀은 구축할 수 없다. 우선 무엇을 하고자 하는지, 그리고 데이타베이스 시스팀으로 어느 것까지 할 수 있는지 알아야 한다.

어떤 제품을 판매하는 대리점의 경우에는 컴퓨터의 데이타베이스로 처리해야 할 업무가 제품의 재고관리, 고객관리 정도가 될 것이다. 그런데 업무를 체계적으로 파악한다는 것이 말로는 쉽게 들릴지 모르지만 데이타베이스를 구축하는 과정에서 가장 중요하고, 가장 어려운일이다. 그리고 컴퓨터를 처리하지 않던 업무를 전산화할 때는 업무를 파악한 뒤에 업무를 전산화하기 좋도록 체계를 조정하는 일이 필요하다는 사실도 알아두어야 한다.

■최종적으로 얻어야 하는 출력을 조사

데이타베이스 시스팀을 사용하여 얻고자 하는 것을 명확하게 알 수 없다면 기초적인 작업을 진행할 수 있도록 간단한 보고서 출력이라도 조사하여 정해두어야 한다.

예를 들면 대리점에서 얻고자 하는 출력은 재고의 현황, 물량이 곧 떨어질 제품의 목록, 지난 달의 판매량, 지난 주에 방문한 고객의 목록, 새로 나온 신제품의 카달로그를 발송해야 할 고객들의 주소 리스트 등이 될 것이다. 우선 모든 얻고 싶은 모든 출력의 예를 생각해보고, 그것들을 가급적 체계적으로 정리 해본다.

■입력해야 할 자료를 검토

입력해야 할 자료는 얻고자 하는 출력에 의해 결정된다. 출력으로 얻고자 하는 어떤 것이든 일단 컴퓨터에 입력되어야 하기 때문이다.

'손으로 할 수 없는 것은 컴퓨터로도 할 수 없다.' 이 말은 컴퓨터 응용 분야에서는 유명한 격언이다. 이와 비슷한 것으로 '입력되지 않으면 출력되지도 않는다'라는 말도 있다. 컴퓨터는 무에서 유를 창조하는 것이 아니기 때문에 입력을 해주어야 그것을 가공해서 출력을 뽑아줄 수 있다. 입력해야 할 자료는 데이타베이스 시스팀을 구축한 뒤에 새로운 종류가 생길 수도 있으므로 가능한한 모든 것을 예측해야 한다.

■파일의 구조를 결정

데이타베이스 시스팀이 처리할 정보가 간단한 것이라면 정보를 저장하는데 하나의 파일로 충분할 것이지만, 복잡한 것이라면 여러 개의 파일에 저장해야 한다. 하나의 파일만 처리하는 데이타베이스 프로그램과 여러 개의 파일을 처리할 수 있는 데이타베이스 프로그램은 다르기 때문에 파일의 구조를 결정하여 어떤 데이타베이스 프로그램을 사용할 것인지 결정해야한다.

앞에서부터 계속 예를 들어온 대리점의 경우에는 하나의 파일로는 곤란하다. 재고관리만 하더라도 각 상품의 재고파일과 매일의 입고내용, 판매내용을 저장 할 파일들이 필요하기 때문이다. 그러므로 여러 개의 파일을 동시에 처리할 수 있는 데이타베이스 프로그램을 선택해야할 것이다.

■입력과 출력의 형태를 결정

데이타베이스 프로그램의 특성과 파일의 구조, 그리고 출력의 성격을 고려하여 입력과 출력의 형태를 결정한다.

간단한 것처럼 보이면서도 매우 귀찮고 시간이 많이 걸리는 작업이 입ㆍ출력 형태를 결정하는 것이다. 그러나 dBASEⅢ와 같은 프로그램을 사용할 경우에는 비교적 용이하게 입ㆍ출력형태를 조정할 수 있다. 입력의 형태는 대개 실제 업무에서 사용되는 서류의 형태를 그대로 따서 사용하며, 출력 형태의 경우에는 초기에는 서류의 형태를 따르지만 점차 데이타베이스의 장점을 살려나가는 것이 보통이다.

■프로그램을 작성

앞에서 결정한 모든 사항을 만족시키는 데이타베이스 관리 프로그램을 작성한다. 이 부분은컴퓨터를 잘 다루지 못하는 사람들에게 매우 고통스러운 일이다. 그러나 어차피 개인용 컴퓨터를 이용하여 업무 처리를 한다고 결심하였으면 한번은 통과해야 할 관문이기도 하다. 최근에는 실무를 강조한 데이타베이스 관련서적도 나오기 시작하고 있으므로 시간을 절약할 수 있을 것이다. 가장 좋은 방법은 데이타베이스 시스팀을 구축해본 경험이 있는 사람과 상의할수 있는 기회를 만드는 것이다.

■가상 데이타를 입력하여 시험적으로 가동

실제로 데이타를 입력하여 사용하기 전에 가상적인 데이타를 입력하여 작성한 데이타베이스관리 프로그램을 시험해보아야 한다. 데이타를 입력하는 과정에서 예상하지 못한 요구사항을 발견할 수도 있기 때문이다.

모든 일이 그렇겠지만 최초로 만든 데이타베이스 관리 프로그램이 제대로 될 리가 없다. 컴퓨터 프로그램이란 것은 원래 프로그램 작성에 1주일이 걸리면 틀린 부분을 찾아내어 고치는시간이 그배인 2주일이나 걸리는 특성을 갖고 있다. 게다가 설계 과정에서는 예측하지 못한 사항 혹은 상황이 분명히 있을 것이다. 이러한 이유때문에 큰 업무가 아닌 간단한 업무 프로그램은 그 업무를 담당하고 있는 사람이 작성하는 것이 가장 좋다. 변경이 있을 때마다 바로고쳐서 사용할 수 있기 때문이다.

데이타베이스 시스팀을 구축하는 가장 좋은 해결책은 데이타베이스 시스팀에 경험이 있는 사람을 찾아 상의하는 것이다. 개인용 컴퓨터를 사용하여 업무를 처리하는 일은 아직 노하우가 정립이 된 것이 아니고 경험이 가장 빠른 해결책이기 때문이다. 그리고 데이타베이스를 이용한 업무처리를 망설이는 독자가 있다면 적극적으로 시도해볼 것을 권하고 싶다. 왜냐하면 그 경험이야말로 다가오고 있는 정보화사회에 절실하게 필요한 것이기 때문이다.