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작성된 도표를 필요에 따라 변경할때 로터스는 매우 편리한 프로그램이다. 로터스의 메뉴를 능숙하게 다루는 법을 익혀보자.

이번호에는 로터스를 사용하기 위해서 기본적으로 알아야 하는 여러가지 사항들을 알아본다. 여기에는 열과 행의 처리, 영역의 범위, 화면표시형식 등과 같은 매우 중요한 내용들이 포함된다. 이들을 확실하게 이해해야 로터스를 자유롭게 사용할 수 있다.

우리 사회의 퍼스컴 이용도는 해가 갈수록 점차 증가하고 있다. 앞으로 퍼스컴을 잘 이용할 수 있는 능력을 가진 사람이 더 대우를 받게 되리라는 것은 누구나 짐작할 수 있는 일이다. 그런 의미에서 독자 여러분도 이 로터스 연재를 활용할 수 있는 기회는 많을 것이다.

지난호에는 로터스를 사용하기 위한 준비와 로터스의 기본적인 개념에 대해서 간단하게 알아 보았다. 이달에는 로터스를 본격적으로 사용하는 방법을 다뤄 본다. 우선 로터스의 메뉴 사용법부터 설명해 보기로 하자.

로터스의 메뉴

우선 지난호에서 설명했던 것처럼 로터스를 실행한다. 로터스로 들어와서 화면의 우측 상단의 모드인디케이터가 READY일 때 슬래시(/)키를 가볍게 눌러보라. 화면의 두번째 행에 메뉴가 나타날 것이다(그림 1). 세번째 행에는 현재 메뉴에서 역전으로 표시되어 있는 항목에 대한 설명이 있다. 좌우 화살표키를 눌러 보다. 역전 막대가 그에따라 좌우로 움직이고, 세번째행의 메시지도 그에 따라 달라질 것이다.
 

우측 화살표 키를 네번 눌러서 역전 막대를 Worksheet에서 F키를 눌러도 된다. 두번째 행에는 새로운 메뉴가 나타날 것이다(그림 2). 이것은 (그림1)에 표시된 주 메뉴 밑에 있는 File메뉴다. File 메뉴에서도 역시 좌우 화살표 키를 사용하여 항목을 선택하여 엔터 키를 누른다. ESC키를 누르면 앞의 메뉴로 돌아갈 수 있다.

이렇게 구성된 메뉴를 트리 메뉴(tree menu) 또는 메뉴라고 부른다. 이 메뉴 시스템은 로터스의 모든 기능을 종류별로 묶어 놓은 것으로서 사용자가 필요로 하는 기능을 쉽게 찾을 수 있게 해준다 우리는 ←, →, 엔터, ESC의 네가지 키를 사용하여 원하는 기능이 있을 성 싶은 메뉴에 들어가서 그 안에 있는 한 항목을 선택한뒤 정해진 규칙을 따르면 된다.

다음은 로터스가 제공하는 메뉴에 있는 각 항목들의 기능을 정한 것이다. 로터스 메뉴의 전체 지도는 지면을 너무 많이 차지하므로 생략했다. 관련도서의 부록을 참고하기 바란다.

Worksheet : 워크시트 전체나 화면의 표시형식에 관련이 있는 기능.
Range : 워크시트의 일부에 영향을 주는 기능.
Copy : 워크시트의 일부를 한 위치에서 다른 위치로 복사하는 기능
Move : 워크시트의 일부를 한 위치에서 다른 위치로 이동시키는 기능
File : 작성한 워크시트를 디스크에 저장하거나 저장했던 것을 읽어들이는 기능
Print : 작성한 워크시트를 프린터로 출력하는 기능(제3회 참고)
Graph : 워크시트에 있는 데이터를 그래프로 변환하는 기능(제4회 참고).
Data : 데이터베이스에 관련된 기능(제5회 참고)
System : 도스로 잠깐 나가서 도스 명령을 사용한 뒤 EXIT를 입력하고 엔터 키를 눌러 로터스로 돌아오게 하는 기능
Quit : 로터스를 끝내고 도스로 돌아가게 하는 기능.

이 중에서 이번 호와 다음 호를 통해 Worksheet, Range, Copy, Move, File, Print메뉴에 대해 조금씩 다룰 것이다. Copy와 Move 메뉴는 간단하지만, Worksheet Range File Print메뉴는 복잡하므로 간단하게 정리해 보았다.

■ Worksheet 메뉴

Global : 워크시트 전체에 걸쳐 영향을 주는 여러가지 사항들을 조정하는 기능.
Insert : 셀 포인터가 위치한 곳에 열이나 행을 삽입하는 기능.
Delete : 셀 포인터가 위치한 곳의 열이나 행을 삭제하는 기능
Column : 열의 폭을 조정하거나 표시 여부를 결정하는 기능
Erase : 현재의 워크시트를 깨끗이 지우는 기능
Titles : 셀 포인터가 위치한 곳보다 상단의 행이나 좌측의열이 항상 표시되게 하는 기능. 셀 포인터를 움직여도 참조하는 열이나 행이 움직이지 않게 한다.
Window : 셀 포인터가 위치한 곳에서 화면을 가로 혹은 세로로 분할하는 기능. 워크시트의 서로 떨어진 부분을 동시에 볼 수 있게 한다.
Status : 워크시트의 현재 상태를 보여주는 기능.
Page : 셀 포인터가 위치한 행에 페이지 강제분리 코드를 삽입하는 기능

■Range 메뉴

Format : 수치를 저장한 셀들의 표시형식을 조정하는 기능.
Label : 문자를 저장한 셀들의 표시형식을 조정하는 기능.
Erase : 셀들의 내용을 삭제하는 기능.
Name : 일정 영역의 셀들에게 이름을 붙이는 기능.
Justify : 문자들이 저장된 열들이 일정한 폭을 넘지 않도록 조정하는 기능.
Protect : 일정 영역의 셀들이 변경되지 않도록 보호하는 기능.
Unprotect : 일정 영역의 셀들이 변경될 수 있도록 허용하는 기능.
Input : 셀 포인터를 이동시킬 수 있는 영역을 제한하는 기능.
Value : 일정 영역의 셀들에 저장된 공식들을 수치로 변환하여 복사하는 기능.
Transpose : 일정 영역의 셀들에 저장된 내용을 열과 행을 바꿔 복사하는 기능.

■File 메뉴

Retrieve : 디스크에 저장된 워크시트 파일을 읽는 기능.
Save : 작성한 워크시트를 디스크에 저장하는 기능.
Combine : 현재의 워크시트와 디스크의 워크시트 파일을 결합하는 기능.
Xtract : 현재의 워크시트 중 일부만을 디스크에 저장하는 기능.
Erase : 디스크에 있는 파일을 삭제하는 기능.
List : 디스크에 있는 파일의 리스트를 나열하는 기능.
Import : 디스크에 있는 아스키 파일을 읽는 기능.
Directory : 작업디렉토리를 지정하는 기능.

■Print 메뉴

Printer : 워크시트를 여러가지 옵션을 조정하여 프린터로 출력하는 기능.
File : 프린터가 아닌 파일로 출력하게 하는 기능.

범위는 왜 생겼을까

지난호에서는 셀(cell)의 개념, 각 셀을 표시하는 방법, 셀 포인터를 움직이는 방법을 설명했다. 그런데 셀들은 각기 따로 취급되기도 하지만 한꺼번에 그룹으로 처리되기도 한다. 이것이 바로 범위(range)의 개념이다.

우리는 셀마다 다른 여러가지 자료들을 입력할 수 있다. 이때 각 셀은 독립된 존재로 처리되어야 한다. 그러나 여러 개의 셀들을 삭제하거나 복사하고 싶을 때는 사정이 달라진다. 20개의 셀을 비우기 위해서 스무번이나 같은 명령을 내려야 한다면 얼마나 비능률적인가. 이런 경우에 지우고 싶은 셀들을 한꺼번에 지정하는 방법이 있다면 좋을 것이다.

로터스에서의 범위는 항상 사각형 영역이다. 그리고 그것을 표현하기 위해서 사각형 영역의 좌측상단과 우측하단에 있는 셀번호로 A1..C3,과 같이 표시한다. 이 범위는 A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3의 9개 셀들을 포함한다.

이제 범위를 사용하는 예를 들어보자. A1..C3의 범위에 어떤 값도 좋으니 입력한다. 그런 다음 이 범위를 깨끗하게 지워보자. 우선 /키를 눌러 메뉴를 호출한다. Range를 선택한 뒤 Erase를 선택한다. 그러면 지울 범위를 입력하라는 메시지가 나타나고 현재 셀 포인터가 있는 위치가 초기치로 표시될 것이다. 이때 A1..C3를 직접 입력하고 엔터키를 누르면 된다.

그런데 이렇게 범위의 위치를 직접 입력하는 것은 귀찮기도 하고 입력 오류가 발생하기도 쉽다. 그래서 로터스는 보다 직관적인 방법을 제공한다. 다시 A1..C3의 범위에 아무 값이나 입력시킨 뒤 셀 포인터를 A1으로 옮긴다. /키를 눌러 메뉴를 호출한 다음 Range Erase를 선택한다. 지울 범위를 입력하는 메시지가 나타날 때 셀 포인터가 A1에 있으므로 초기 범위는 A1..A1이 된다. 이때 화살표 키를 사용하여 셀 포인터를 C3로 옮긴다. 화면의 우측상단에 있는 모드 인디케이터가 POINT로 바뀌어 범위를 지정하는 도중이라는 것을 알려주고, 셀 포인터가 이동할 때마다 범위로 지정된 영역은 역전으로 표시된다(그림 3). 셀 포인터를 C3로 옮겼으면 엔터키를 누른다. 이것의 결과는 A1..C3를 직접 입력한 것과 같지만 작업에 대한 이해도 쉽고 실수도 줄일 수 있다.
 

범위를 직접 입력하는 것과 셀 포인터를 이용하여 지정하는 것은 각기 장단점이 있다. 직접 입력하는 것은 외우기가 힘들고, 셀 포인터를 이용하는 것은 자주 해야 한다면 귀찮은 일이다. 그래서 제3의 방법이 준비되어 있다. 그것은 범위에 이름을 붙여 두었다가 범위를 지정할 때 그 이름을 입력하는 것이다. 이 방법을 자주 사용되는 범위에 이용하면 아주 편리하다.

앞에서 범위A1..C3를 삭제했는데 만약 이 범위가 자주 사용된다면 아예 이름을 붙여 두는 것이 좋다. 이름을 붙이기 위해서 / Range Name Create를 선택하면 'Enter name'이란 메시지가 나타난다. 범위에 붙일 이름을 입력하라는 말이므로 areal을 입력하고 엔터 키를 누른다. 이번에는 'Enter range'란 메시지가 나타나고, 그 오른쪽에 현재 셀 포인터가 위치한 셀번호를 좌측상단과 우측하단의 위치로 하는 초기범위가 표시된다. 여기에서 A1..C3를 직접 입력해도 좋고, 셀 포인터를 움직여서 지정해도 된다. 셀 포인터가 A1에 있지 않은 경우에는 ESC키를 눌러 범위의 우측하단을 취소하고 셀 포인터를 움직이면 좌측상단의 위치를 다시 설정할 수 있다. 이때는 A1 셀에 위치시킨 다음 마침표(.) 키를 누르고 우측하단의 위치인 C3로 이동하면 된다. 어떤 방법을 사용하든 범위가 제대로 지정되었으면 엔터 키를 누른다. 화면은 원래의 워크시트로 돌아오고 아무런 변화가 없는 것 같지만 범위는 지정되었다. 이제 area 1 범위에 있는 셀들의 내용을 삭제하고 싶으면 / Range Erase를 선택하고 area 1을 입력한 다음 엔터 키를 누르면 된다. 범위의 특성에 맞는 이름을 붙여 놓으면 이런 작업들이 아주 자연스럽게 된다.

복사와 이동

로터스에서 범위의 개념을 가장 잘 활용할 수 있는 부분이 복사와 이동이다. 워크시트를 작성하다 보면 반복되는 부분은 복사하고, 위치가 잘못된 부분은 이동을 해야 한다.

가장 멋진 것은 로터스가 공식을 복사하거나 이동하는 방법이다. 이것은 말만으로는 설명하기 힘들므로 직접 실습을 해보자.

로터스에서 (그림 4)와 같은 화면을 만들어야 한다고 가정해보자. 이 워크시트는 학생들의 성적 총점과 평균을 내는 것이다. 첫번째 학생의 총점과 평균을 내는 것은 아주 쉽다. 총점이 표시되어야 하는 E4 셀에는 +B4+C4+D4, 평균이 표시되어야 하는 F4셀에는 +E4/3을 입력하면 된다. 이 작업을 한번 하는 것은 어렵지 않지만 여러번 해야 한다면 귀찮은 일이 아닐 수 없다.

이런 경우에는 E4와 F4의 범위를 아래에 복사하면 된다. 우선 셀 포인터를 E4로 이동시킨다. 이것은 복사를 할 때 원본의 범위를 지정하게 될 것이므로 입력할 범위(E4..F4)를 좌측상단 위치로 미리 이동하는 요령이다. 이제/Copy를 선택하면 'Enter range copy FROM: E4..F4'라고 표시될 것이다. 범위의 좌측상단은 우리가 의도한대로 E4로 설정되었으므로 셀 포인터를 F4로 움직여서 우측하단의 위치도 맞춘다. 엔터 키를 누르면 이번에는 'Enter range to copy To: E4'라고 표시된다. 복사할 범위는 여기가 아니므로 셀 포인터를 E5로 옮겨 복사할 범위의 좌측상단 위치를 정한 다음 마침표(.) 키를 누른다. 이제는 우측하단 위치인 F7로 셀 포인터를 옮기고 엔터 키를 친다. (그림 4)와 같은 워크시트가 만들어질 것이다. 여기서는 복사를 예로 들어 설명했지만 이동의 경우도 Move 메뉴를 선택하는 것 이외에는 같다.
 

절대위치와 상대위치

우리가 복사한 것은 고정된 숫자나 문자가 아닌 공식이다. 공식을 복사하는 것은 좀 다른 문제가 될 것 같은데 독자들은 어떻게 생각하는지. 앞에서 실습한 경우에 E5와 F5셀에는 +B5+C5+D5, +E5/3이 입력되어야 하는데 E4와 F4를 복사하면 +B4+C4+D4와 +E4/3이 복사되는 것이 아닐까. 그런데 놀랍게도 로터스는 E5와 F5셀에 +B4+C4+D4와 E4/3이 아닌 +B5+C5+D5, +E5/3을 넣어준다. 마찬가지로 그 아래 셀들에게도 적당한 공식을 복사해준다. 이것은 어떻게 가능한가.

이 요술같은 기법은 로터스의 공식을 표현하는 방법이 교묘하기 때문에 가능하다. E4 셀에 +B4+C4+D4란 공식이 저장되어 있다면, 로터스는 그것을 B4 C4 D4 셀에 있는 값들을 더하는 의미로 생각하지 않는다. E4 셀에 저장된 +B4+C4+D4란 공식은 정확하게 말한다면 E4 셀 왼쪽의 3개 셀에 저장된 값들을 더하는 것이다. 공식에서 각 셀들은 절대적인 위치가 아니라 공식이 저장된 셀을 기준으로 한 상대적인 위치로 파악되며, 또 당연히 그런 형태로 저장되어 있다. 따라서 우리가 공식들을 복사하면 복사된 셀을 기준으로 한 상대적인 위치로 변환되는 것이다. 로터스의 입장에서는 하나도 이상할 것이 없지만 우리 눈에는 신기하게 비치게 된다.
 

그렇다면 공식에서 이렇게 상대적인 셀 위치가 아닌 절대적인 셀 위치를 지정하고 싶다면 어떻게 해야 할까. 그때는 셀의 위치를 지정하는 표시에서 열 혹은 행의 앞에 ＄기호를 붙이면 된다. ＄기호는 열과 행번호 앞에 별도로 붙일 수 있다. (그림 5)에서 보는 것처럼 열과 행번호 모두에 $를 붙이면 특정 셀을 가리키는 것이며, 어느 한쪽에만 붙이면 붙이지 않은 쪽은 상대위치가 되고, 어느 쪽에도 붙이지 않으면 열과 행 모두 상대위치가 된다.

상대위치와 절대위치의 차이는 복사나 이동을 할 때 드러난다. ＄E＄4/3은 어떤 곳으로 복사를 해도 변함이 없다. 반면에 F5 셀에 저장된 E4/3을 G8 셀에 복사하면 F7/3이 된다.
 

워크시트의 저장

셀과 셀포인터, 문자와 숫자데이터, 공식, 범위, 복사와 이동, 상대위치와 절대위치를 이해하면 로터스의 기본 조작법은 익힌 셈이다 이런 지식을 이용하여 무엇을 할 것인가에 대해서는 다음 호에서 실습을 통해서 배우기로 하자.

그런데 보다 복잡한 실습을 하기 전에 워크시트 상에서 만든 내용을 영구히 보존하려면 우선 디스크에 저장하는 방법을 배워야 한다. 이 기능을 담당하는 것이 바로 File메뉴다. 로터스에서 (그림4)와 같은 워크시트를 작성했다면 / File Save를 선택하면 파일의 형태로 저장할 수 있다. 이렇게 저장한 파일은 / File Retrieve 메뉴로 읽게 된다. 읽으려는 파일의 이름을 잘 기억할 수 없을 때는 / File List를 선택하면 디스크에 있는 파일들의 목록을 볼 수 있다. 또 / File Directory를 선택하여 작업 드라이브나 디렉토리를 바꿀 수 있다.

/ File Save를 선택하면 파일의 이름을 입력해야 한다. 이때 영어8자 이내로 입력하면 된다. 로터스는 파일의 확장자를 로터스 파일이란 의미로 WK1을 붙여준다. 이 확장자를 쓰는 것이 여러가지로 편리하므로 파일이름을 입력할 때 확장자를 추가하지 않는 편이 좋다.

만약 입력한 파일이름이 이미 존재하는 경우에는 로터스는 Cancel과 Replace 두가지 선택을 제시한다. Cancel을 선택하면 파일로의 저장을 취소하고 워크시트로 돌아가게 되며, Replace를 선택하면 기존의 파일은 삭제되도 현재의 워크시트가 주어진 이름으로 저장된다. Replace는 존재하는 파일이 더 이상 필요하지 않다고 확신할 때만 선택해야 한다.