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컴퓨터로 자료를 관리하고 문서를 작성한다는 것은 커다란 변화이다. 다양한 기능을 습득해 최대의 능률을 올리자.

요즘에는 정보화 사회라는 용어를 누구나 자연스럽게 말한다. 정보화 사회라는 것이 어떤 사회인지 정확하게 이야기하라면 곤란해지겠지만, 앞으로 다가올 사회는 정보화 사회일 것이고 거기에 대비해야 한다는 정도는 상식이된 것이다. 정보화 사회란 간단하게 말해서 정보가 중요한 자원으로 취급되고, 정보의 원활한 유통을 도모하는 사회를 가리킨다. 그렇다면 정보란 무엇이고, 정보의 원활한 유통은 어떻게 이루어지는 것일까?

이 질문에 대한 학술적인 대답은 이 글의 목적과는 동떨어진 것이므로 피하기로 하자. 그러나 개인용 컴퓨터를 사용하고 있는 사람들 혹은 사용하려는 사람들에게 있어서 이 질문이 어떤 의미를 가지는지 알아보는 것은 매우 현실적이면서도, 이 연재의 취지와도 부합되는 것이다.

자료와 문서

개인용 컴퓨터가 처리할 수 있는 정보는 대개 두 가지의 종류로 나뉘어진다. 그것은 자료(data)와 문서(text)이다. 이 용어들은 영어를 그대로 발음한 데이타와 텍스트로 표기되기도 하므로 잘 알아두어야 한다. 여기에서 자료란 길이와 형식이 일정한 정보를 의미하며, 문서란 길이와 형식이 일정하지 않은 정보를 의미한다.

예를 들어 거래처의 이름과 그 전화번호처럼 그 정보가 가질 수 있는 최대 길이를 예측할 수 있고 그 특성(이름은 문자, 전화번호는 숫자)도 일정하다면 이것은 자료로 분류된다. 자료는 주소록이나 상품재고철과 같이 일정한 길이와 형식을 가진 정보가 많이 모여서 이루어진다. 반면에 편지나 메모와 같은 정보는 그 길이를 예측할 수 없고 형식도 일정하지 않은 성질을 가지며, 자료와는 달리 여러 문서를 대상으로 효과적인 처리를 가하기가 어렵다.

자료와 문서는 개인용 컴퓨터가 다룰 수 있는 정보를 구성하는 중요한 두 요소이다. 그리고 이 두 가지형태의 정보는 우리들의 일상생활에서도 매우 중요한 위치를 차지하고 있다. 우리는 살아가면서 서로 정보를 효과적으로 교환해야 하기 때문이다. 이해를 돕기위해서 예를 들어보자. 어떤 상품을 판매하기 위해서 고객이 될 가능성이 있는 사람들에게 편지와 관련 자료를 띄운다고 생각해보자. 그 편지와 자료에 담긴 내용은 잠재고객의 주의를 끌 수 있어야 하고, 그 상품에 대한 필요성을 창출해야 하며, 상품을 구입하거나 관심을 나타내는 등의 반응을 불러 일으켜야 한다. 정보가 효과적으로 교환되면 그로 인해 관계라는 것이 성립한다. 이 예에서는 판매자와 고객과의 관계가 성립된다.

문서의 질과 문서작성의 능률

자료와 문서는 앞에서도 이야기하였듯이 그 특성이 다르기 때문에 컴퓨터에서도 처리방법이 다르다. 자료에 대해서는 다음에 다루기로 하고, 여기에서는 문서에 대해서만 설명하기로 하자.

정보의 교환은 말과 글로 이루어진다. 물론 일차적인 방법은 말이다. 그러나 글로 표현된 정보, 즉 문서도 정보 교환의 매우 귀중한 수단이다. 특히 문서는 기록이라는 특성때문에 업무상으로 매우 중요한 위치를 차지한다. 예를 들어 회사내부에서 돌리는 회람은 사원들에 대한 격려나 경고 혹은 회사의 방침 등을 전달한다. 같은 회람이라도 명확하게 기록되고 세련되게 표현된 것이 더 진지하게 받아들여질 것이다. 사업상의 편지는 더 높은 문서의 질을 요구한다. 이런 종류의 문서는 그 문서를 보내는 사람 또는 업체의 이미지를 형성하는 정보로 간주되기 때문이다. 한편 가격 리스트나 제품 안내서와 같이 자주 내용이 변경될 소지가 있는 문서도 있다. 이러한 문서는 문서를 계속 현재의 사정에 맞추어야 하므로 문서를 쉽게 다시 작성할 수 있어야 한다.

개인용 컴퓨터를 사용하여 문서를 작성하는 가장 기본적인 이유는 아마도 이 두가지일 것이다. 문서를 손으로 쓰거나 타자기로 치는 것보다는 컴퓨터로 입력하여 프린터로 뽑아내는 것이 문서의 질도 높일수 있고, 능률도 더 오른다. 그러나 컴퓨터로 문서를 처리하는 것은 이보다 더 많은 장점을 제공한다.
 

워드 프로세서의 기능

컴퓨터를 좀 접해본 독자라면 워드 프로세서(Word Processor)라는 영어단어를 들어보았을 것이다. 이것을 그대로 번역하면 단어 처리기가 된다. 즉 문서를 처리하는 소프트웨어를 나타내는 새로운 단어인 것이다. 워드 프로세서의 기능, 즉 문서처리의 기능은 문서 파일을 만들고, 문서의 내용을 입력하고, 입력된 내용을 편집하고, 문서를 저장하고, 저장된 문서를 프린터로 출력해주는 것이다. 그중에서도 편집기능이야말로 워드 프로세서가 제공하는 기능의 가장 핵심적인 부분이다. 워드 프로세서의 편집기능은 크게 커서의 이동, 복사와 이동, 삽입과 삭제, 검색과 치환 등으로 나눌 수 있다.

커서의 이동
워드 프로세서는 컴퓨터에 저장되어 있는 문서를 화면에 보여준다. 이때 기준이 되는 것이 커서(cursor)라는 것이다. 이것은 깜빡이는 밑줄 혹은 사각형의 모습을 하고 있다. 이 커서를 움직이면 그에 따라 화면의 내용이 변하는 것이다. 비유를 든다면 종이에 쓰인 문서를 볼 때 손가락으로 가리키며 보는 것과 같다.

복사와 이동
종이 위에 한번 쓴 내용을 다른 곳으로 옮기거나 다시 쓰려면 가위로 잘라 붙이거나 복사기로 복사해서 붙여야 한다. 그러나 워드 프로세서에는 글자, 단어, 문장, 단락 단위로 복사나 이동이 언제나 자유롭게 허용된다. 그러므로 일단 생각나는대로 써놓고, 나중에 적당한 순서대로 맞추는 등 일이 손쉽게 처리된다.

삽입과 삭제
펜으로 쓴 것을 지우거나 잊었던 내용을 나중에 넣으려면, 빨간색 펜으로 두 줄을 그어 삭제하거나 여백에 추가할 내용을 적고 화살표로 이어 놓아야 한다. 따라서 모양이 좋지 않게 되고, 개인적으로 보는 서류가 아닌 다음에야 새로 써야 한다. 그러나 워드프로세서는 자유로운 삽입과 삭제를 허용하므로 항상 깨끗한 서류를 만들 수 있다. 단 자유로운 삭제는 주의해서 사용해야 할 기능이기도 하다. 왜냐하면 종이위에서 지운 내용은 볼 수 있지만, 워드 프로세서에서 지운 내용은 다시 복구하기 어렵기 때문이다. 최근에는 삭제를 취소하는 기능을 제공하는 워드 프로세서가 늘고 있다.

검색과 치환
이 기능들은 종이와 펜을 사용할 때는 거의 하기 힘든 일이다. 예를들어 5백 페이지짜리 문서가 있을 때 그 문서를 모두 뒤져서 '의자'를 '걸상'으로 고치는 일을 생각해보라. 이런 골치 아픈 일도 워드 프로세서에서는 아주 간단한 작업이다.

고르는 법

워드 프로세서는 개인용 컴퓨터를 멋지게 보이게 하는 소프트웨어중의 하나이다. 워드 프로세서를 사용하면 타자를 능숙하게 치지 못하더라도 문서를 쉽게 작성할 수 있고, 모양이나 내용에 있어 보다 질이 우수한 문서를 만들어낼 수가 있다. 더구나 문서를 저장해둘 수 있으므로 언제라도 수정하여 다른 문서에 포함시켜 사용할 수도 있다.

워드 프로세서는 능률적인 장점을 제공하여 결과적으로 글을 쓰는 사람이 보다 더 창조적으로 작업을 할 수 있도록 해준다. 언제라도 고칠 수 있고, 순서도 바꿀 수 있다는 자유는 글을 쓰는 사람에게 있어서 매우 큰 잇점이다.

이렇게 중요한 소프트웨어인만큼 어떤 워드 프로세서를 사용할 것인가를 결정하는 것은 심사숙고해야 할 결정이다. 그리고 워드 프로세서로 작성한 문서를 다른 소프트웨어에서 사용하거나, 다른 소프트웨어에서 만든 자료를 워드 프로세서에서 사용하는 경우가 많으므로 워드 프로세서를 선택하는 것은 다른 소프트웨어의 사용에도 큰 영향을 미치게 된다.

다른 소프트웨어와 마찬가지로 워드 프로세서도 여러 가지가 존재한다. 그중 하나를 선택하려면 자신의 요구를 정확하게 분석해야 한다. 필요한 기능이 복잡하다고 생각되면 전문가와 상의해보아야 하며, 워드 프로세서에 대해 전혀 알지 못한다면 그것을 한번 사용해 보아 워드 프로세서에 대한 지식을 얻는 것이 현명하다. 특히 자신에게 필요한 특수한 기능을 잊지 않는 것이 중요하다. 예를 들어 특정 외국어나 전문적인 수학기호 등을 입력할 필요가 있다면 그것이 가능한지, 가능하다면 입력에 어려움은 없는지 등을 잘 확인해야 할 것이다.

한 워드 프로세서를 마음속으로 선택했다고 해서 그것을 덜컥 사는 어리석음을 범해서는 안된다. 그 선택을 여러 사람들에게 물어보아 자문을 구하라. 다른 소프트웨어에서도 그렇지만 그것을 익히는데 드는 시간과 노력, 그리고 추가비용을 잘 검토해보아야 한다.
 

한글 문제와 기능

국내에서 워드 프로세서를 구입하기 위해서 가장 먼저 생각해야 하는 것은 사용하는 컴퓨터 기종과 한글 문제이다. IBM PC 호환기종이라고 이야기할 때 '호환'은 영문에서나 통하지, 한글에서는 통하지 않는 이야기이다. 불행하게도 우리나라의 한글 코드는 기종마다 갖가지 코드가 난립하여 통일이 되지 않고 있다. 더욱이 각 기종마다 한글을 구현하는 방법마저 달라서 초보 사용자들을 골탕먹인다.

예를 들어 청계천 세운상가에서 판매하는 IBM PC 복제품은 주로 삼보 컴퓨터에서 개발한 한글 유틸리티를 사용하여 한글을 구현하는 보석글이라는 워드 프로세서를 사용한다. 여기서의 한글은 그래픽 화면을 사용하는 2바이트 조합형 코드를 사용한다. 반면에 삼보 컴퓨터의 트라이젬 기종들은 같은 한글 코드를 사용하지만 한글 한자 카드를 이용하여 텍스트 화면에서 처리한다. 삼성전자의 SPC 시리즈와 금성사의 마이티 시리즈는 특유의 한글방식을 사용하며, 2바이트 조합형 코드를 사용하기는 하지만 삼보 컴퓨터와는 또 다르고 서로도 다르다.

이밖에도 한국 마이크로소프트가 공급하는 한글 MS-DOS를 사용하는 기종에서는 도스가 제공하는 한글을 사용하는데 여기에도 2바이트 조합형 코드와 KS 2바이트 완성형 코드의 두가지가 있다.

한글 코드의 난립은 결국 각 한글 코드에서 사용할 수 있는 워드 프로세서의 빈곤이라는 결과만을 얻었을 뿐이다. 사용자는 자의든 타의든 현재 사용하고 있는 기종에서 선택할 수 있는 하나 혹은 둘 정도의 워드 프로세서중에서 선택을 해야 하는데 워드 프로세서를 사용하는 목적이 다양한 이상, 사용자들의 불만이 높을 수밖에 없다.

그러나 최근 희망적인 조짐들이 보이고 있다. 첫째로 특정 기종에만 맞춘 워드프로세서의 시대를 지나 이제는 모든 기종에서 사용할 수 있는 워드 프로세서가 출연하기 시작했다는 점이다. 그 시초는 팔란티어 워드 프로세서의 출현이다. 팔란티어 워드 프로세서는 국내 한글 코드가 통일되지 않은 점을 고려하여 국내에서 사용되는 모든 IBM PC 호환기종에 사용될 수 있도록 여러 종류로 만들어 졌다. 따라서 한글을 사용하는 어떤 IBM PC 호환기종에서도 팔란티어 워드 프로세서를 사용할 수 있다. 이러한 워드프로세서의 출현은 다른 기종의 IBM PC 호환기종을 사용하는 회사가 많은 점을 생각할 때 매우 바람직한 현상이다.

여기에 자극을 받아 이와 비슷한 방식을 적용한 한글2000이라는 워드 프로세서가 나올 것이라고 한다. 둘째로 서로 다른 한글 코드의 차이점을 극복하기 위하여 한글 코드 변환 프로그램들이 나오기 시작했다는 점이다. 아직은 기능이 부족하지만, 컴퓨터 전문잡지를 통해 그 소스까지 공개되고 있으므로 머지 않아 서로 다른 한글코드를 사용한 문서를 자유롭게 교환할 수 있게 되리라 보여진다.

한글 워드 프로세서의 문제점은 한글 코드뿐만 아니라 기능의 미약함에 있다. 대체로 영문 워드 프로세서를 수정하여 한글 기능만을 넣은 것이 대부분이기 때문에 한글 문화에 걸맞는 기능은 갖지 못하고 있는 형편이다. 그리고 영문 워드 프로세서가 가지고 있는 수준높은 기능(예를 들면 철자검사 가능이나 색인생성 기능)은 한글에 대한 연구가 부족하거나 프로그램 기술이 부족하여 구현하지 못하고 있다. 우리와 문화권이 비슷한 일본에서 들어온 일제 PC나 일제 워크 스테이션에서 볼 수 있는 일본산 워드프로세서의 표 기능도 아직은 한글 워드 프로세서에서 볼 수 없는 것이다.

그리고 한가지 덧붙이고 싶은 것은 워드 프로세서는 다양한 형태로 발전하고 있다는 것이다. 우리나라에도 많이 알려진 데스크탑 퍼블리싱(DeckTop Pulishing), 논문을 쓸 때 적합한 아이디어 프로세서(Idea Processor) 혹은 아웃라인 프로세서(Out-line Processor), 업무용 서류를 만들 때 편리한 폼 프로세서(Form Processor), 전문분야에서 사용하는 특수한 기호와 형식을 지원하는 전문 워드 프로세서 등 새로운 개념의 문서처리 소프트웨어가 생기고 있다.

작업하는 요령

사진가라면 좋은 카메라를 싫어할리가 없다. 그러나 좋은 카메라를 가지고 있다고 해서 그 사진가의 작품이 좋다는 보장은 없다. 컴퓨터 사용자도 좋은 워드 프로세서를 원한다. 보다 강력한 기능, 쉬운 사용법, 잘된 매뉴얼, 싼 가격, 다른 소프트웨어와의 데이타 호환성 등 바라는 바는 많지만, 워드 프로세서의 기능과는 다른 사용자의 기술이라는 측면도 있다.

"워드프로세서를 쓰는 주인집 개, 석달이면 프린트 종이를 알아본다"는 게 필자의 생각이다. 무슨 말인가 하면 어떤 워드 프로세서를 선택하여 사용하든 간에 워드 프로세서로 글을 써보면 그 나름대로의 어려움도 있겠지만, 요령도 생기게 된다는 것이다. 처음에는 컴퓨터의 '윙'하는 소리때문에, 아니면 타자가 익숙하지 않아서 워드 프로세서로 글을 쓴다는 것이 종이 위에서 펜을 사용하는 것보다 불편하다.

그러나 이것은 습관상의 문제일뿐 어느정도 시간이 지나면 워드 프로세서의 편리한 기능을 체험하게 되고, 이제는 거꾸로 펜을 잡기가 싫어진다. 그리고 워드 프로세서를 이용하는 경험을 더 쌓으면 이 새로운 도구를 효율적으로 사용하는 요령을 터득하게 되는 것이다. 여기에서는 이러한 요령들을 몇가지 사항으로 쪼개어 알아보기로 하자.

글쓰는 요령/자신에게 맞는 것을
유명한 소설가로부터 가계부를 적는 주부에 이르기까지 무엇인가를 적는 모든 사람들은 머리속에 있는 것을 종이나 컴퓨터의 화면으로 끌어내는데 나름대로 특별한 방법을 사용한다. 그 방법들은 천차만별이겠으나 다음에 소개하는 세가지 방법이 일반적으로 많이 사용되는 것들이다.

뿌리기
뿌리기란 어떻게 써야 될지 생각이 잘 나지 않을 때 또는 글의 초안을 잡을 때 사용하면 좋은 방법이다. 뿌리기를 하는 요령은 머리에 떠오르는 것은 모두, 그대로, 빨리 입력해보는 것이다. 일단 쓰기 시작하면 새로운 사항이 떠오르게 될 것이다. 그것을 화면에서 보게 되면 그것과 연관된 다른 것으로 연결되어 봇물이 터지듯 키를 두드리게 된다. 그러나 뿌리기로 작성한 내용은 장황하거나 반복되는 내용이 많을 가능성이 있으므로 수정할 때 유의해야 한다.

흘리기
흘리기란 초안을 잡으면서 약간의 수정을 보는 방법이다. 이 방법은 특히 시간이 급한 짤막한 글을 쓰거나 형식이 일정한 신문 혹은 잡지 기사를 쓸 때 유용하다. 흘리기를 할 때 조심해야 할 것은 글을 완성하였을 때 그것이 완벽하다고 생각하기 쉽다는 점이다.

광내기
광내기란 아주 천천히 쓰면서 글을 최종 상태로 만들어가는 방법이다. 이 방법은 전문적인 글이나 정확해야 하는 업무서류에 사용된다. 광내기의 단점은 뿌리기와 흘리기의 단점과 반대이다. 뿌리기나 흘리기에서는 초안을 완성한 다음에 수정을 잘 보아야 하는 것이 단점이지만, 광내기에서는 완벽을 추구하고 싶은 유혹에 빠지기 쉬운 것이 단점이다.

어느 방법으로 글을 쓰더라도 상관은 없으므로 자신에게 편한 곳을 고르거나 상황에 맞는 것을 고르면 될 것이다. 그리고 한가지 덧붙이고 싶은 것은 어떤 방법을 이용하더라도 최소한 한번은 그 결과를 종이로 출력하여 살펴보아야 한다는 점이다. 이것은 컴퓨터의 모니터 화면을 잠시 보지 않게 해주어 눈을 쉬게하는 효과도 가져온다.

편집의 요령/가지고 있는 기능을 최대한 활용하라
워드 프로세서에서의 장점은 문서를 작성한 다음에도 마음대로 그 내용을 고칠 수 있다는 점이다. 이것을 편집 기능이라고 하는데, 워드 프로세서들은 기본적인 편집기능에 자신만의 특이한 편집 기능을 추가로 갖추고 있다. 여기에서는 기본적인 편집 기능을 이용하는 요령을 몇개 살펴본다.

스크랩
신문에서 필요한 기사를 모아 따로 보관하듯이, 참고할 필요가 있는 부분, 삭제하는 부분, 수정하는 부분 등을 따로 저장해 두는 방법이다. 워드 프로세서로 작업하는 문서의 일부분만을 따로 저장하는 기능은 웬만한 워드 프로세서는 갖추고 있으므로 나중에 참고를 한다거나, 마음을 바꿔 원래의 내용을 복구시킬 때를 위해서 습관을 들이는 것이 좋다.

깃발꽂기
몇개의 특수한 기호를 고안해서 그것을 어떤 표식으로 삼는다. 그리고 문서를 작성하다가 필요하다고 생각되는 곳에 깃발을 꽂듯이 입력해둔다. 예를 들면 다시 써야 한다고 생각되는 부분에는 <;**>;, 자료를 더 수집하여 보강해야 할 부분에는 {##}등의 표식을 넣어두면 나중에 워드 프로세서의 검색 기능으로 그 위치를 쉽게 찾을 수 있다.

문서틀
일반정인 경우, 같은 형식의 문서를 반복해서 작성하는 예가 많다. 그러므로 자주 작성해야 하는 문서의 형식을 파일로 저장하여 두었다가 필요할 때 꺼내서 내용만 입력 또는 수정하면 매우 편리하다. 이렇게 문서틀의 구실을 하는 파일들은 프린터로 출력하여 보관하는 것이 좋다.

검색과 치환
자주 입력해야 하는 단어나 입력이 힘든 단어들은 일단 특수한 기호로 입력해두고 나중에 검색과 치환 명령으로 원하는 내용으로 바꾸면 편리하다. 예를 들어 '정보화사회'와 같이 긴 단어를 수십번 입력해야 한다거나, 입력이 까다로운 한자 단어를 몇개 입력하는 것이 예상되면 그 단어를'ⓐ1'등의 기호로 입력하였다가 나중에 원래의 단어로 치환하면 키입력을 줄일 수 있다. 치환을 한 다음에는 문서의 폭을 다시 정렬해야 할 경우가 많다.

관리의 요령/10분마다 저장해야
워드 프로세서에서의 관리라면 문서 파일들을 관리하는 요령을 말한다. 몇개의 파일을 갖고 있을 때는 관리가 쉽지만, 파일이 많아지거나 여러 사람들이 공동으로 사용하는 워드 프로세서에서는 관리가 중요한 문제로 등장한다. 강력한 워드 프로세서에서는 파일 관리의 기능도 제공하지만 여기에서는 사용자가 신경을 쓰면 간단하게 해결할 수 있는 몇가지 묘안을 소개한다.

이름짓기
파일의 관리를 편하게 하는 가장 좋은 방법은 파일의 이름만 보고도 그것이 어떤 내용인가를 알 수 있도록 만드는 것이다. 여러 사람이 사용하는 하드 디스크상에서는 파일의 이름에서 그 그 작성자까지 표시할 수 있으면 더욱 좋다. 불행하게도 IBM PC의 MS-DOS는 파일의 이름으로 겨우 8자, 파일의 특성을 나타낼 수 있는 확장자로 3자를 할당해줄 뿐이다. 이것으로는 파일의 이름을,그 관리가 편하도록 짓기가 매우 힘들다. 그러나 불가능한 것은 아니다. 약간의 규칙을 정하면 된다. 예를 들어 다음과 같이 몇개의 기호에 의미를 부여하여 이것을 파일 이름의 뒤나 확장자에 사용하면 (워드 프로세서에 따라서는 확장자를 특정한 문자로 지정하는 경우가 있는데 이때는 사용자가 확장자를 바꾸지 못한다 ) 여러가지 장점을 얻을 수 있다.

ⓐ : 편지 ( : 메모 & : 기안서)
$ : 견적서 # : 기사 ! : 아이디어 노트
YH : 김영호 IJ : 박인식 KS : 이경수
CHULSOO.YHⓐ 철수에게 김영호가 보내는 편지
NAMGANG.KS( 이경수가 작성한 남강에 관련된 메모
#WORDPRO.DON 과학동아에 난 워드 프로세서 관련 기사
COPY*.? ?ⓐ B : 편지 문서를 모두 드라이브B에 있는 디스크로 복사한다.
DIR IJ&*.* 박인식이 작성한 기안서 파일을 모두 보인다.
DEL #WORDPRO.* 워드 프로세서에 관련된 기사 파일을 모두 지운다.

날짜쓰기
IBM PC를 부팅시킬 때 꼭 현재의 날짜를 입력하는 습관을 붙여야 한다. 그러면 워드 프로세서가 파일을 새로 만들 때나 기존의 파일을 수정하여 저장할 때 현재의 날짜가 기록되는데, 이 날짜 정보는 파일을 관리할 때 매우 귀중한 역할을 할 때가 많다.

저장하기
워드 프로세서를 사용하다 보면 한두번은 겪게 되는 일이지만 작업중인 문서를 불의의 사고로 잃어버리는 경우가 종종 있다. 그래서 경험자들은 작업중인 문서를 자주 저장하기를 권한다. 좀더 현명한 사람들은 작업중인 문서를 키 한번만 누르면 저장할 수 있는 워드 프로세서를 선택하거나, 매크로 기능(여러 번 키를 눌러야 할 때 한번만 눌러도 같은 효과를 거두게 만들어주는 기능)을 사용할 수 있는 경우라면 키를 한 번만 눌러서 작업중인 문서를 저장할 수 있도록 해둔다. 일반적인 경우에는 10분에서 15분마다 한 번씩 저장해야 하며, 컴퓨터를 잠시 떠날 때도 꼭 저장해야 한다. 그리고 천둥이 칠 때는 5분마다 한번 씩 저장하는 것이 좋다.

워드 프로세서를 잘 사용할 수 있는 기술 혹은 요령은 여러 사람들의 경험에서 나온 것들로서 워드 프로세서 초보자들에게는 매우 귀중한 자료가 될 것이다. 이미 오랫동안 워드 프로세서를 써오고 있는 사람이라 할지라도 이러한 사항들을 살펴보면 고개가 끄덕여지기도 하고, 생각하지 못한 점들도 발견할 수 있을 것이다. 물론 다른 사람들이 생각하지 못한 기발한 기법을 이미 사용하고 있을지도 모르지만 말이다.