로터스를 배우는 목적은 자신에게 필요한 셈표를 작성하는 것이다. 용돈관리에서 시작해서 로터스실력을 쌓아가자.
로터스를 이용해서 간단한, 그러나 자동으로 계산이 되는 셈표를 만들어 보자. 한달 용돈이 쓰임새도 좋고, 초보의 실력으로 조금 힘들겠지만 가계부도 좋다. 나중에는 자신에게 필요한 실제 모델을 만들 수 있을 것이다.
로터스를 이용하는 주 목적은 숫자나 돈 계산에 있다고 해도 과언이 아니다. 실제로 로터스는 회사원들이 월말마다 그리고 연말마다 단지 숫자를 맞추기 위해서 밤을 새워야 했던 복잡한 계산을 단숨에 처리하는 실력을 가지고 있다. 그렇다면 이제 두달에 걸쳐서 배운 로터스 실력을 가지고 우리의 주변에서 흔히 볼 수 있는 문제를 해결해보자.
책상앞의 10분
자신의 용돈 지출을 로터스로 계산하여 관리하겠다고 생각해보자. 컴퓨터앞에 앉아 바로 로터스로 들어갈 것이 아니라 우선 종이와 연필을 가지고 생각을 해야 한다. 처음 떠오른 설계는 단언하건대 가장 좋은 결정이 되기 어렵다. 아이디어는 다듬어야 하는 것이다. 이런 형태의 작업은 조용히 종이위에서 하는 것이 더 효율적이다. 책상 위에서의 설계 10분은 모니터 앞에서의 작업 1시간과 맞먹는다.
워크시트를 작성하는데 알아두어야 할 요령이 몇가지 있다. 하나는 워크시트의 목적이 무엇인가, 그 목적을 달성하기 이해서 로터스를 어떻게 이용할 것인가를 기록해두는 것이다. 이것은 오랜 시간이 지났을 때를 위한 것이기도 하고, 혹시 워크시트를 볼 지도 모르는 다른 사람을 위한 배려이기도 하다.
또 다른 요령으로는 내용을 잘 보이게 하고 결과를 꼭 확인하는 것이다. 로터스의 장점인 공식은 화면이나 종이 위에서는 잘 보이지 않는다는 단점이 있으므로 워크시트의 한쪽에 항상 공식을 명시하는 것을 잊지 말기 바란다. 또 계산결과도 사소한 실수로 인해 틀릴수 있는데 이에 대한 주의와 대비도 게을리 해서는 안된다.
이런 요령들은 워크시트를 만들어 가면서 다시 새겨보도록 하고 이제부터 용돈 관리 워크시트를 만들어보자.
용돈관리 워크시트
연채 첫회(90년2월호)에서 배운대로 로터스를 실행한다. 그리고 용돈관리 워크시트를 종이위에 설계한대로 입력해본다. 여러분들은 어떤 설계도를 그려냈을지 궁금하지만 대개 (그림 1)과 같은 형태가 아닌가 싶다.
(그림 1)의 워크시트를 만들려면 우선 커서를 B1 셀에 위치시키고 '^수입'을 입력하고 →키를 누른다. ^는 그 뒤에 오는 문자를 셀의 중앙에 배치시키는 역할을 한다. 이런 방법으로 G1 셀까지 입력한 다음 커서를 A2 셀로 옮긴다. 이번에는 ^를 사용하지 않고 '월요일'을 입력한 뒤 ↓키를 누른다. 역시 A9 셀까지 진행하면 된다.
이제 공식을 입력할 차례다. (그림 1)에서는 잘 알 수 없지만 공식이 있는 위치는 합계를 계산하는 G열과 9행이다. G열의 공식은 B열을 제외하고 C D E F열의 숫자를 합하는 것이다. 따라서 G2셀에 저장될 공식은 '+C2+D2+E4+F2'혹은 '@SUM(C2..F2)'가 된다.
공식은 키보드로만 입력해도 되지만 보다 편리한 방법이 있다. G2셀의 경우를 예로 들어보자.
커서를 G2 셀에 위치시키고 +를 입력한다. 이렇게 큰 의미없는 +를 먼저 입력하는 것은 우리가 입력할 내용이 문자가 아니고 숫자나 공식이라는 것을 알리기 위함이다. 이제 C2 셀을 지정하기 위해서 ←키를 네번 누른다. 그러면 커서가 한 칸씩 왼쪽으로 이동하여 C2 셀에 놓이게 된다. 이때 화면의 우측 상단을 보면 모드인디케이터가 POINT로 표시되어 있다. 말 그대로 셀을 직접 가르켜서(POINT) 지정하는 상태인 것이다. C2 셀을 지정하는데 성공했으므로 공식의 다음 부분인 +를 입력하면 커서는 다시 원위치인 G2 셀로 돌아온다. D2 E2 F2 셀을 지정하는 것도 이와 마찬가지이다.
합계를 내는 함수인 @SUM(범위)를 입력하는 경우에는 @SUM (을 입력하고 ←키를 네번 눌러 C2 셀을 지정한다. 범위의 시작 위치를 지정했으므로 마침표(.)를 입력한다. 그러면 화면의 좌측 상단에는 ..이 입력되고, 범위의 끝 위치로 C2 셀이 지정된 상태가 되며, 커서는 C2 셀에 그대로 있다. 범위의 끝 위치인 F2 셀을 지정하기 위하여 →키를 세번 누르고)를 입력하면 공식은 완성되고 커서는 다시 G2 셀로 돌아오므로 ↵
키를 누르면 된다.
Copy 기능을 이용
공식을 입력하는 과정을 자세하게 설명하면 꽤 복잡한 것 같지만 나름대로 원칙이 있고 논리적이기 때문에 연습삼아 몇번 해보면 외우지 않아도 쉽게 할 수 있다. 중요한 점은 하나 하나 이해하면서 다른 사람의 도움을 받지 않고 직접 해보는 것이다.
하여튼 우리는 G2 셀의 공식을 완성했다. 그런데 G2 셀을 지정할 때 절대위치를 의미하는 $기호를 사용하지 않았으므로, 이것을 G3에서 G8까지 셀의 공식을 모두 입력하지 않고 복사해 넣는 것이 편리하다.
지금 커서는 G2 셀에 있다. /키를 눌러 로터스의 메뉴를 불러낸다. C를 눌러 Copy 메뉴를 호출하면 화면의 좌측 상단에는
Enter range to copy FROM:G2..G2
라고 표시된다. 이것은 복사를 할 범위를 지정하는 부분인데, 범위의 시작 위치만이 커서가 있는 위치인 G2 셀로 확정되어 있고 범위의 끝 위치도 G2 셀로 되어 있으나 아직 확정된 것은 아니다. 우리가 복사하고 싶은 것은 G2 셀 하나다. 따라서 자동으로 선택된 범위와 일치하므로 그냥 ↵키를 누르면 된다. 만약 복사 메뉴를 호출하기 전에 커서를 G2에 두지 않았다면 ESC키를 두번 눌러 범위의 시작과 끝 위치를 취소한 다음 화살표 키와 마침표 키를 사용하여 범위를 지정한다.
복사할 범위를 G2..G2로 지정하면 이번에는
Enter range to copy TO: G2
라고 표시된다. 앞에서 지정한 범위가 복사될 곳을 알려 달라는 의미인데, 이번에는 복사 범위의 시작위치만이 커서가 있던 곳인 G2로 지정되어 있다. 복사될 범위는 G3..G8이므로 시작 위치인 G2는 잘못된 것이다. 따라서 ↓키를 한번 눌러 범위의 시작 위치를 G2에서 G3로 바꾼다. 그리고 마침표를 누른 다음 ↓키를 다섯번 눌러 G8을 범위의 끝 위치로 지정한다.
이제 ↵키를 누르면 우리가 원하던 일이 일어날 것이다. 커서를 G3로 옮겨서 어떤 공식이 들어있는지 살펴보라. @SUM(C2..F2)가 아닌 @SUM(C3..F3)로 되어 있을 것이다. 이것이 로터스의 마술이며, 상대위치와 복사기능이 합작하여 빚어낸 편리한 기능이다.
이제 자신감을 가지고 9열의 공식들을 입력해보자. 커서를 B9 셀로 옮긴 다음 @SUM(B2..B8)을 입력하고, 이것을 C9..G9의 범위에 복사하면 된다. 앞에서 설명한 방법을 응용하여 작성해보기 바란다.
자, 우리의 용돈 관리 셈표의 첫번째 작품이 완성된 듯 싶다. 남은 것은 B2..F8의 범위에 실제든 가상이든 자료를 입력하여 G열과 9행의 합계가 맞게 계산되는지 확인하는 작업이다. 그리고 자료를 바꾸어 합계들이 자동으로 다시 계산되어 표시되게도 해보자. 모르는 사이에 '스프레드시트를 사용한다는 것은 이런 것이로구나'하는 느낌을 가지게 될 것이다.
알기쉽게 바꿔보자
초보자의 입장에서는 (그림 1) 정도의 작고 간단한 워크시트도 작성하기 힘들었는지 모르지만, 개선해야 할 점들이 금방 눈에 띈다. 나중에 다른 사람이 워크시트를 발견했다고 생각해보자. 이것을 누가 언제 왜 만들었으며 완성된 것인지, 정확한 것인지 등 많은 궁금증을 가지게 될 것이다. 물론 여러분의 개인적인 금전문제를 다른 사람에게 보이고 싶지 않겠지만 회사에서 사용하는 워크시트라고 생각해보자. 그리고 시간이 지나면 자신도 기억해내기 힘들기 때문에 일정한 형식을 갖추는 것이 필수적이다.
(그림 2)는 간단하게 개선된 용돈 관리 워크시트다. 앞 부분에 파일의 이름 작성일 작성자 목적 등을 기록하였으며 워크시트의 제목도 명확하게 붙였다. 항목과 금액 사이에 빈 칸을 둔 것이나 합계 위에 줄을 친 것은 별 것 아니지만 워크시트를 보기 편하게 해준다.
(그림 1)의 워크시트를 (그림 2)의 워크시트로 바꾸는 것은 그리 어렵지 않을 것이다. 새로운 행을 삽입하기 위해서 /Worksheet Insert Row 메뉴를 호출한 다음 삽입하고 싶은 행의 수만큼 ↓키를 사용하여 커서를 아래로 내려주고 ↵키를 누르면 된다.
그리고 16행의줄은 -를 여러번 입력하지 말고 ＼-를 입력하여 만드는 것이 좋다. 즉 B16 셀에서 ＼-를 입력하고 그것을 C16..G16의 범위에 복사하는 것이다. 로터스에서 ＼는 ^처럼 뒤에 입력되는 문자에 대해 특수한 기능을 수행하는 기호다. 문자를 입력할 때 ^를 앞에 두면 입력한 문자가 셀의 중앙에 위치하지만 ＼는 그 뒤에 나오는 한 문자를 셀의 폭에 가득차도록 만들어준다. 이 방식의 장점은 나중에 셀의 폭을 번경시키더라도 줄은 항상 셀의 폭을 꽉 채우게 되므로 수정하지 않아도 좋은 것이다.
(그림 2)의 워크시트는 (그림 1)보다 외관은 세련되게 개선됐지만 기능면에서 개선해야 할 여지가 많다. 이 정도에서 그친다면 퍼스컴을 사용해 로터스를 배운 값을 충분히 했다고 말할 수 없다.
우선 현재의 잔액을 표시하는 기능이 있어야 할 것이다. 잔액은 수입의 합계액에서 경비 총합계액을 빼는 것으로 구하면 되므로 +B17-G17의 공식으로 충분하다.
또 다른 기능은 필요없을까. 로터스와 같은 자동계산 프로그램을 사용하는 이유중의 하나가 자료의 분석에 있다는 점을 생각한다면 경비합계에서 각 경비가 차지하는 비율을 표시하는 것도 좋겠다.
(그림 3)이 (그림 2)의 워크시트의 기능을 좀 개선한 것이다. 이것을 즘 살펴보도록 하자.
먼저 19행에 비율을 표시하는 자리를 만들어야 한다. 일단 커서를 C19 셀에 위치시키고 어떤 공식을 입력해야 할 것인지 생각해보자.
경비합계에서 교통비가 차지하는 비율을 구하려면 '교통비 합계/경비총합계'의 공식을 사용하면 된다. 따라서 +C17/G17을 입력한다. 그리고 결과값을 %로 표시하기 위해서 /Range Format 메뉴를 호출한 다음 Percent를 선택한다. 그러면 Percent 표시를 할 범위를 지정하기 위해서
Enter range to format: C19..C19
라는 메시지가 나타나는데 →키를 네번 눌러 G19를 범위의 끝 위치로 한 다음 ↵키를 누른다.
(그림 3)을 보면 숫자들이 천의 자리에 콤마를 가지고 있는 것을 알 수 있다. 이것도 /Range Format 메뉴를 이용하여 구현한 것이다.
로터스에서는 숫자의 표시 형식을 /Range Format 메뉴에서 제공하는 여러가지 것중 하나를 선택할 수 있다. 천의 자리에 콤마가 자동으로 표시되게 하려면 그중 ","를 선택하면 된다.
이제 C19의 공식을 D19..G19의 범위에 복사한다. 그런데 이 작업을 해본 독자는 이상한 점을 발견할 것이다. 공식을 복사할 셀에서는 비율이 ERR로 표시되지 않는가. 그 이유는 지난호에서 설명한 절대위치와 상대위치를 다시 음미해보면 알 수 있다.
C19 셀에 있는 +C17/G17이란 공식을 Dl9 셀에 복사하는 경우를 생각해보자. C17 셀은 C19 셀의 두 행 위에 있으므로 D17로 바뀔 것이고, G17 셀은 C19 셀의 두 행 위 그리고 네 열오른쪽에 있으므로 H17로 바뀌게 된다. H17 셀에는 아무 값도 저장되어 있지 않으므로 +D17/H17은 0으로 나눗셈을 하는 것이 되는데, 이것은 틀린 계산이므로 error의 의미인 ERR이라는 메시지가 표시된 것이다.
물론 D19 E19 F19 G19의 셀마다 직접 공식을 입력해도 되지만 좋은 해결책은 못된다. 이 문제를 해결하기 위해서는 C19 셀의 공식을 고칠 필요가 있다. 즉, 커서를 C19 셀에 위치시키고 F2 키를 눌러 편집 모드로 들어가서 +C17/G17을 +C17/$G17로 바꾸는 것이다. 이 공식을 D19..G19의 범위에 복사하면 (그림 3)과 같은 비율을 얻을 수 있다. G앞에 붙은 $기호가 절대위치를 의미하므로 공식이 복사될 때 열번호는 변하지 않고 행번호만 변하는 것이 이유다.
이에 비하면 현재의 잔액을 표시하는 것은 매우 쉽다. A21 셀에 '현재잔액:'을 입력하고, B21 셀에 +B17-G17을 입력하면 된다.
(그림 3)과 같은 워크시트를 완성했다면 범위 B9..F15의 자료들을 변경해보고 그에 따른 변화들을 잘 살펴보라. 그리고 이 계산을 만약 종이 연필 전자계산기를 가지고 한다고 상상해보면 로터스의 위력을 실감할 수 있을 것이다.
실용적인 예를 통해서
로터스의 기능을 이용하여 쓸만한 워크시트를 만들려면 연습을 한참 해야 한다. 앞에서 말했듯이 이 과정은 매우 중요하다. 로터스의 어떤 기능이 어느 경우에 어떻게 활용되는지 알 수 있는 좋은 기회이기 때문이다.
핵심은 자신에게 필요한 워크시트를 만들어 실제로 활용해보는 것이다. 그냥 재미로 한번 해보는 것으로는 로터스의 진수를 배울 수 없다. 실제 필요한 문제를 로터스로 해결하려는 시도는 단순한 로터스 학습이 아니라 컴퓨터를 실생활에 응용하는 좋은 경험이 될 것이다.
다음 호에서는 숫자를 그림으로 변환해서 그 의미를 한눈에 파악하게 해주는 로터스의 그래픽 기능에 대해서 알아보고자 한다. 그때까지 유용한 워크시트 하나쯤은 만들어 볼 것을 권한다.
